Formatação feia, números espalhados por todo o slide e estrutura aleatória são alguns motivos óbvios que deram uma Tabela (de outra forma, uma estrutura ordenada de linhas e colunas) um nome ruim no mundo do PowerPoint e das apresentações.

Em primeiro lugar, convenhamos que as mesas vieram para ficar. Os números são os fatos mais importantes que os investidores e tomadores de decisão procuram em uma apresentação de slides. Uma tabela, sem dúvida, é uma forma eficaz de mostrar os números sem muito barulho. Não chama a atenção, mas também não é terrível.

Alguns apresentadores, no entanto, ficam um pouco entusiasmados ao criar apresentações. “O público adora cores. Vamos adicionar algumas cores à nossa tabela.” Não! Decoração extravagante não tem lugar em um slide que mostra uma tabela de números. Na vontade de ser criativos, muitos apresentadores transformam uma mesa boa em uma mesa horrível.

Compelido por uma mesa feia e inspirado por uma mesa profissional, estou compartilhando 9 passos rápidos para transformar uma mesa surrada em uma mesa nítida. Muitos de vocês não serão culpados de cometer alguns dos erros que verão abaixo, mas algumas dicas irão ajudá-lo a criar uma mesa impressionante para sua próxima apresentação.

Vamos trabalhar nessa mesa chata (uma recriação do que me deparei em uma das apresentações) e corrigi-la passo a passo:

ANTES:

Além do cansaço visual na leitura dos números, a tabela nada mais é do que informações mal reunidas? Não há história, nenhum padrão que possa ser decifrado sem passar por cada linha (células horizontais) e colunas (células verticais). Vamos trabalhar nesta mesa passo a passo e transformá-la em uma mesa nítida como a abaixo:

DEPOIS:

Vamos começar:

Etapas para polir uma mesa sem graça no PowerPoint:

Etapas 1 – Remover toda a formatação

Se você investiu muito tempo na formatação de suas mesas, lamentamos jogar o spoiler. Mas como dissemos antes, você não precisa decorar suas mesas com cores e bordas. Já existem muitos dados para ler e compreender; além disso, o design pesado só aumenta a sobrecarga cognitiva e o cansaço visual.

Então, selecione sua tabela, vá até a aba Design e em Estilos de tabela (veja a captura de tela abaixo):Mais, clique no botão

Escolha a opção “No Style No Grid” (veja a captura de tela para referência):

Toda a formatação é apagada com o clique de um botão. Não escolha a opção Table Grid logo abaixo, pois é (duh) entediante de morte. Se você quiser experimentar os estilos de tabela fornecidos no PowerPoint, escolha aqueles na categoria “Light”. Não opte pelos designs “Médio” e “Escuro”, pois a mesa parece pesada e a cor distrai o público de captar a mensagem. Veja como fica a mesa agora sem maquiagem:

Bem, parece que há muitas formigas rastejando num mar branco. Vamos consertar isso agora nas próximas etapas.

Etapa 2: destaque a linha do cabeçalho

Sobre o que são os dados em linhas e colunas? A linha do cabeçalho precisa ser destacada para facilitar a leitura dos dados. Não é necessário, entretanto, dar uma cor de fundo diferente à linha. Você pode simplesmente deixar o texto em negrito e aumentar um pouco o tamanho da fonte. Se os dados tiverem tamanho de 18 pontos, faça com que o texto na linha do cabeçalho seja pelo menos 20 ou 22.

A segunda maneira de destacar a linha do cabeçalho é aumentar o tamanho da linha para que o espaço entre a linha do cabeçalho e a primeira linha a diferencie das outras. Para aumentar o tamanho da linha do cabeçalho, basta mover o mouse próximo ao limite da linha (invisível no nosso caso, pois removemos todas as bordas). No limite, um ponteiro de redimensionamento aparecerá. Arraste o ponteiro para baixo para aumentar a lacuna. Confira a tabela abaixo: enquanto o espaço entre todas as linhas é distribuído uniformemente, o espaço abaixo da linha do cabeçalho é maior.

Etapa 3 - Alinhar o texto à esquerda e os dados à direita

Não há nada tecnicamente errado com o alinhamento central. No entanto, quando o comprimento dos números flutua muito, digamos, de um número de 3 para um número de 5 dígitos, a leitura se torna uma tarefa árdua. Uma tabela alinhada ao centro tem baixa pontuação em leitura e funcionalidade. O texto e os dados alinhados à esquerda ou à direita são mais fáceis de ler, pois o ponto inicial ou final permanece o mesmo. O movimento dos olhos é muito menor e relaxado neste caso.

Portanto, selecione o texto da tabela (nomes dos fabricantes neste exemplo) e alinhe-o à esquerda. Selecione todos os dados, incluindo os títulos das colunas, e alinhe-os à direita.

Sua tabela agora ficará mais em ordem:

Etapa 4 – Remover dólares e porcentagens

É hora de remover os elementos redundantes da tabela. Precisamos do símbolo do dólar próximo a cada valor de vendas? E uma porcentagem abaixo de cada coluna em porcentagem? Basta adicionar os símbolos no título da coluna e fazer isso longe dos dados abaixo. Mudança sutil, mas a mesa ficará mais limpa.

P.S. As vírgulas nos ajudam a interpretar facilmente números grandes. Não é redundante, mas necessário. Portanto, adicionamos vírgulas aos números para tornar a tabela mais amigável aos dados.

Etapa 5 – Organize os dados em ordem decrescente

Falando em dados amigáveis, qual é o objetivo do slide? Revise as taxas de conclusão das metas dos fabricantes no último trimestre e compare o desempenho com o do ano passado, certo? Então, por que não organizar os dados de acordo com a taxa de conclusão em vez de listar os nomes dos fabricantes em ordem alfabética?

Se você adicionou uma tabela no PowerPoint, terá que organizar manualmente os dados em ordem, inserindo linhas onde necessário. Um pouco mais de esforço de sua parte, mas o slide fará mais sentido para o leitor.

Agora, qualquer pessoa que leia os dados pode saber em uma fração de segundo quem tiveram os melhores e os fracos desempenhos! Se seus dados falam sobre números de vendas como o acima, o melhor desempenho não deveria merecer o primeiro lugar em sua tabela?

P.S. Se você inserir uma tabela através da opção Planilha Excel, os dados poderão ser organizados com o clique de um botão. Basta selecionar os dados da coluna com base nos quais deseja organizar os dados. Vá para o menu Classificar e Filtrar e clique em Classificar do maior para o menor ( veja a captura de tela abaixo):

Etapa 6 – Destaque os negativos

Como gerente de vendas, você precisa se concentrar nos funcionários de baixo desempenho e descobrir os motivos da queda no desempenho. Mesmo que a taxa de conclusão da meta fosse boa, poderia ter sido melhor. Discutir essas questões é necessário para ajudá-los a melhorar seu desempenho no próximo trimestre. Portanto, destaque os negativos dando-lhe uma cor diferente (a escolha óbvia é o vermelho por sua conotação de perigo).

Etapa 7 (opcional) – Arredondar os números

O que é melhor para ler – 750.000 ou 0,75 milhões? Definitivamente, o último. Se cada dólar e centavo é tão importante para você, pule esta etapa. Caso contrário, arredonde os números. Siga a regra de arredondamento simples: aquele valor igual a 0,50 ou superior pode ser arredondado para o próximo número. Portanto, 707.695 torna-se 0,71 milhões e 363.574 torna-se 0,36 milhões.

Você terá que dedicar tempo e esforço extra para fazer tudo isso, mas isso economiza muito tempo e esforço para o público entender os dados. Sem cansaço visual, sem qualquer carga cognitiva! Acredite em mim, seu público irá abençoá-lo por tornar isso tão simples para eles!

Etapa 8 – Divida os dados em partes

Agora que os dados estão organizados na ordem certa, podemos tornar a tabela mais atraente visualmente. Nenhuma decoração extravagante. Basta dividir o grande conjunto de dados em partes digeríveis. Em vez de ter uma borda abaixo de cada linha, coloque-a após um bloco de dados. Como temos 12 linhas na tabela, tenha um separador de linhas a cada 4 linhas.

Você pode manter a linha da borda abaixo da linha do cabeçalho um pouco mais espessa e mais escura para destacar os dados abaixo como um elemento separado. Como adicionar essas linhas? Basta ir ao menu Inserir na faixa do PowerPoint e escolher uma Linha de menu Formas. Pressione Shift para desenhar uma linha reta – uma dica útil para todas as apresentações onde você precisa desenhar uma linha. Personalize a cor e a espessura da linha clicando com o botão direito na forma > Formatar forma.

Etapa 9 – Adicione um elemento visual

Quem disse que uma mesa não é visualmente atraente? Adicione um elemento visual, por exemplo, um ícone ou uma visualização de dados para calar a boca dos detratores. Como você sabe qual visualização adicionar? Bem, se forem porcentagens, você poderá mostrar donuts, barras de progresso, velocímetros e assim por diante. Se forem números, use um gráfico de barras.

Não há espaço para adicionar isso no seu slide? Você precisa de apenas um pouco de espaço. Há bastante espaço em branco entre cada coluna que pode ser sacrificado sem fazer a tabela parecer apertada. A maneira de reduzir a largura da coluna é a mesma: passe o mouse próximo aos limites da coluna até que o cursor se torne um cursor de redimensionamento. Arraste manualmente o ponteiro um pouco para cada coluna até ficar com um pequeno espaço à direita da tabela.

Veja como adicionamos a visualização da “barra de progresso” para mostrar a taxa de conclusão desejada. Simplesmente, adicione um retângulo cinza claro do mesmo comprimento próximo a cada linha. Este retângulo cinza claro representa 100%. Agora, sobreponha outro retângulo de mesma dimensão (mas em tom mais escuro) sobre o retângulo anterior. Usando seu bom senso, varie o comprimento do retângulo cinza escuro de acordo com a taxa de conclusão desejada:

É isso! Sua tabela amigável aos dados está pronta com apenas algumas pequenas alterações!

As mesas não precisam ser chatas. Eles não precisam ser muito coloridos. Encontre o equilíbrio certo entre design e função para transmitir sua mensagem no menor tempo possível.

Como você projeta suas tabelas do PowerPoint? E você gostou da transformação que mostramos neste artigo? Adoraríamos saber sua opinião nos comentários abaixo.