0 Comment
Customer Reviews
إذا كنت مدير مشروع ، فلديك الكثير بالفعل مع تحديد أولويات المشاريع المتعددة والحفاظ على إنتاجية كل مهمة ، بل وزيادتها ، على رأس قائمة المراجعة الخاصة بك.
لقد أنشأنا ، في SlideTeam ، قائمة المراجعة السريعة والسهلة هذه لمساعدتك على تبسيط مهامك وتحديد أولويات واجباتك التي يجب عليك القيام بها لمجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة.
لا يؤدي اتباع نموذج قائمة مراجعة إدارة المشروع إلى الحفاظ على تركيزك فحسب ، بل يشجعك أيضًا على:
- أكمل مشاريعك في الوقت المحدد (أو في وقت مبكر!)
- إدارة ميزانيتك بشكل أفضل (وتوفير الوقت والمال لفريقك)
- ابتكر شيئًا ستفتخر به أنت وشركتك.
فيما يلي قوالب PPT لقائمة مراجعة إدارة المشاريع المنتقاة بعناية. كل منها قابل للتخصيص بنسبة 100٪.
قائمة مراجعة إدارة المشروع المكونة من عشر نقاط (مع نماذج من النماذج)
1. ابدأ ببيان هدف واضح
"ماذا نفعل هنا ولماذا؟"
القدرة على الرد على هذا السؤال بسرعة وإيجاز (من الناحية المثالية ، في جملة أو جملتين) يمكن أن تحول أسلوب إدارة المشروع الخاص بك.
التمسك بهدف واحد محدد يمكّنك أنت وفريقك من الاستمرار في التركيز خلال تنفيذ المشروع.
ربما كنت تبحث عن طرق لتوفير المال لشركتك. ربما تكون قد انتهيت للتو من حملة تسويقية ضخمة.
في أي حال ، يجب أن يتضمن بيان الهدف الخاص بك المعلومات التالية:
- لماذا الإجراء الخاص بك مطلوب (بناءً على العناية الواجبة والبحث)؟
- ما هي النتائج المحددة التي تتوقعها (على سبيل المثال ، "تقليل النفقات العامة بنسبة 10٪")؟
- كيف تنوي تحقيق هدفك (بشكل عام)؟
يمثل بيان الهدف الخاص بك رؤيتك ورؤية فريقك ، مما يجعله أساس أي قائمة مراجعة لإدارة المشروع.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لبيان الهدف
2. تحديد أصحاب المصلحة الخاص بك
كلما أسرعت في جعل أصحاب المصلحة في المشروع يتماشون مع نفس الهدف ، كان ذلك أفضل. إن إبراز الأدوار داخل المشروع يعطي سياقًا لما يساهم به كل فرد ويساعدهم في تخطيط جداولهم ومهامهم الخاصة.
نعني بأصحاب المصلحة
- الزملاء الذين ستتبعهم في النهاية.
- أي شخص يشارك في الإشراف أو الموافقة على خطوات المشروع.
- موظفون من طرف ثالث يشارك في تنفيذ المشروع.
يضمن تحديد الأدوار عدم زيادة عدد الموظفين أو زيادة العبء على مشروعاتك. إن معرفة من هم المساهمون لديك أمر ضروري ليس فقط من أجل المنظمة ولكن أيضًا لضمان الالتزام بمدافع المساءلة والمسؤولية.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لتحديد أصحاب المصلحة
3. إنشاء النواتج الخاصة بك
يجب أن تحدد وتوضح "المنتج النهائي" عند اكتمال مشروعك. إعادة التصميم الإبداعي؟ مشاركات المدونة؟ تقرير أم تحليل تحليلي؟
بشكل أساسي ، تعد مخرجاتك تتويجًا لعملك الجاد وتخطيطك. بناءً على بيان الهدف الخاص بك ، يجب أن يكون إنشاء قائمة بالمخرجات (والتنسيقات ذات الصلة لها) أمرًا بسيطًا.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع للتسليمات
4. تقييم الموارد المطلوبة لإكمال المشروع
بعد أن تحدد أهدافك والمخرجات المرتبطة بكل منها ، يجب عليك التفكير في الموارد اللازمة لجعلها حقيقة واقعة.
تشمل الموارد غير النقدية ما يلي:
- الناس! (الرجوع إلى أصحاب المصلحة الخاصين بك)
- المعدات واللوازم (فكر: برمجيات)
- الأصول المستندة إلى الوقت (مثل الجداول أو الخطط)
سيكون لمواردك تأثير مباشر على ميزانيتك. في هذه المرحلة ، ستحتاج إلى أداء واجبك لتبرير مقدار الأموال التي ستحتاج إلى إنفاقها لتحقيق النتائج المرجوة.
ما هي بدائل البرامج ، على سبيل المثال ، المتاحة؟ هل تحتاج إلى خطة أو تقرير تابع لجهة خارجية قبل البدء في مشروعك؟
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لمتطلبات الموارد
5. ضع خريطة لجدولك الزمني ومعالمك
يمكن أن تكون الجداول الزمنية مخيفة ، خاصة إذا كان هذا هو مشروعك الأول من نوعه. من الضروري تقسيم عملك إلى أجزاء صغيرة يمكن التحكم فيها.
بدلاً من المخاطرة بالاستعجال في مشروعك أو التسبب في استمراره ، قم بإنشاء جدول زمني واقعي للمشروع. قد يتطلب الأمر بعض التجربة والخطأ. إن تحديد المعالم والإنجازات المهمة باستخدام خارطة طريق تقريبية حول كيفية القيام بذلك يجعلك متميزًا.
باستخدام قوالب قائمة مراجعة إدارة المشاريع الخاصة بنا ، يمكنك تحديد مواعيد نهائية محددة للمهام والمهام الفرعية. عندما يكون أصحاب المصلحة الرئيسيين مرئيين ، فهذا يعني أن الجميع على نفس الصفحة من حيث التقدم.
توفر المعالم ، إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فرصًا لتقييم جدولك الزمني والتقدم المحرز لضمان إمكانية إدارته لجميع المعنيين.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع للمعالم
6. تجزئة ميزانية المشروع
تعد الإدارة الفعالة للموارد أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح مشاريعك. لا يشمل فقط الانتهاء من مشروعك ولكن أيضًا البقاء في حدود ميزانيتك.
تذكر تضمين الرؤوس التالية في ميزانيتك:
- المصاريف المباشرة (على الموارد المذكورة أعلاه مثل المعدات أو الإمدادات)
- المصاريف غير المباشرة (مثل تكاليف التأمين أو الإعلان)
- الساعات القابلة للفوترة (فيما يتعلق بالموظفين المرتبطين بالمشروع)
تعد الميزانية التفصيلية المدروسة أمرًا ضروريًا للحصول على الموافقة على مشروعك. قدر بأكبر قدر ممكن من الدقة ، واعتبر التكاليف الإضافية التي قد تنشأ بعد الواقعة.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع للميزانية
7. قم بإجراء تدريب على إدارة المخاطر لتجنب حواجز الطرق
"لا تستطيع ابدا أن تكون أمن جدا."
لا شيء في الحياة يمكن أن يذهب 100٪ حسب الخطة.
من خلال تقييم مخاطر المشروع ، يمكنك توقع حالات الصداع والتباطؤ المتوقعة وإدراجها في مخططك الواسع للأشياء.
مجرد مناقشة المخاطر المحتملة مع أصحاب المصلحة الآخرين يمكن أن يكون أمرًا مدهشًا. ضع في اعتبارك سيناريوهات "ماذا لو" بشيء من التفصيل.
إن الحصول على فرصة لدمج المخاطر المحتملة في المشاريع يساعد باقي أعضاء الفريق على فهم التحديات التي تواجه تنفيذ المهام. تتجنب الشفافية بشأن المخاطر المحتملة بعض المزالق المعتادة التي تتسبب في تأخير المشاريع أو خروجها عن مسارها.
هناك مستويات من المخاطر يجب مراعاتها ، تتراوح من كوارث العلاقات العامة إلى الأموال المتدفقة وما بعدها. بدلاً من السماح لهذه المخاطر بشل مشروعك ، قم بمعالجتها خلال مرحلة التخطيط.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لإدارة المخاطر
8. وضع خطة اتصال للحفاظ على تزامن فريقك
لقد رأينا بشكل مباشر مدى أهمية الاتصال في إكمال المشاريع بطريقة فعالة.
التعاون ضروري لإدارة المشاريع وإنجاز الأمور في الوقت المحدد. يتيح الاتصال الفعال لفريقك أن يكون فائق الكفاءة ، دون أن يبذل أقصى ما في وسعه.
ببساطة ، يجب أن تتضمن استراتيجية الاتصال الخاصة بك العناصر التالية:
- التواتر الذي ستلتقي به مع أصحاب المصلحة وتراجعهم؟
- وضع (أوضاع) الاتصال المفضلة (فكر في: رسائل البريد الإلكتروني ، والمحادثات المباشرة ، وجهاً لوجه ، واجتماعات الفيديو ، وتحديثات اللوحة)
- من يشرف على اجتماعات أصحاب المصلحة ويديرها؟
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لخطة الاتصال
9. قرر كيف ستوثق كل شيء
التوثيق ضروري للمساءلة والالتزام بخطة المشروع. تعد المراجعة المتسلسلة لعمليتك مفيدة أيضًا في تقييم كيفية سير المشروع.
ماذا لو أراد مسؤول أعلى أن يعرف لماذا استغرق المشروع وقتًا أطول مما كان متوقعًا؟ ماذا لو أردت منح شخص ما الفضل في جودة عمله؟
يجب أن يتم التوثيق في الوقت الفعلي ، وتساعدك قوالب العروض التقديمية على القيام بذلك ومعالجة نقطة الألم الرئيسية في إدارة المشروع.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لتوثيق المشروع
10. تقييم التقدم والنجاح في مشروعك
يعتبر العنصر الأخير في قائمة مراجعة إدارة المشروع مكانًا لك للتفكير في جهودك.
على سبيل المثال ، هل أكملت مشروعك في الوقت المحدد؟ هل تجاوزت أو أقل من الميزانية؟
يتيح لك فحص ما حدث بشكل صحيح (وما هو خاطئ) التفكير في دورك كمدير للمشروع. يمكنك إعادة إنشاء عمليات مماثلة ، ومهام سير العمل ، واستراتيجيات تحديد الأهداف في المستقبل بناءً على إجابات هذه الأسئلة والتعليقات.
نموذج لقائمة مراجعة إدارة المشروع لتقييم التقدم
انتهى اليك
يتطلب تجميع مشروع ما تخطيطًا دقيقًا. ويمكن لقائمة مرجعية مثل هذه أن تساعدك على التركيز على الجوانب الأكثر أهمية في خطتك.
سيضمن اتباع هذه الإرشادات نجاح مشروعك. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فقم بتنزيل قوالب قائمة التحقق الخاصة بإدارة المشروع اليوم.
أسئلة وأجوبة على قائمة مراجعة إدارة المشروع
ما هي الخطوات الـ 12 لإدارة المشروع؟
12 خطوة لبدء وتخطيط مشروع ناجح:
الخطوة 1: إنشاء ميثاق المشروع
الخطوة الثانية: تحديد أصحاب المصلحة
الخطوة الثالثة: اجمع المتطلبات
الخطوة 4: تحديد النطاق
الخطوة 5: تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)
الخطوة 6: إنشاء جدول
الخطوة 7: قم بتجميع تقدير التكلفة
الخطوة 8: ضع ميزانية
الخطوة 9: إنشاء خطة إدارة المشروع
الخطوة 10: قم بإنشاء خطة إدارة الموارد
الخطوة 11: إنشاء خطة إدارة الجودة
الخطوة 12: تطوير استراتيجية إدارة المخاطر
ما هي العمليات الخمس الرئيسية لإدارة المشاريع؟
المراحل الخمس لإدارة المشاريع ، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ، منظمة إدارة المشاريع الرائدة في العالم ، هي:
- الحمل والبدء
- تخطيط المشروع
- تنفيذ المشروع
- مراقبة الاداء
- إغلاق المشروع
ما هي دورة حياة PMO؟
تتكون دورة حياة إدارة مشروع ITS من أربع مراحل تعمل معًا لوصف وتنظيم وتقديم نتائج المشروع المطلوبة. هذه هي مراحل البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق . لكل منها مجال دراسي منفصل خاص به للحصول على أفضل نتيجة ؛ يضمن الأداء الجيد في كل مرحلة من هذه المراحل المنفصلة نجاح تجربة إدارة المشروع بشكل عام.
ما هو ستة سيجما في إدارة المشاريع؟
Six Sigma هي منهجية عمل تهدف إلى تحسين العمليات وتقليل الهدر والأخطاء وزيادة رضا العملاء عبر المؤسسة. استنادًا إلى البيانات والتحليل الإحصائي ، يوفر Six Sigma طريقة لتقليل الأخطاء والقيمة في أي عملية تجارية ، من التصنيع إلى الإدارة. في الأدب الشعبي ، تم تعريفه على أنه مقياس لمدى سلاسة تنفيذ عملية الأعمال. يتعين على المنظمات التي تدعي أنها ستة سيجما في الجودة أن تضمن أنها ترتكب 3.5 أخطاء فقط في مليون تكرار لمعاملاتها وعملياتها.
قم بتنزيل قوالب قائمة مراجعة إدارة المشاريع المجانية بتنسيق PDF .
