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“¿Por qué esto está tomando más tiempo del que esperábamos?” es un estribillo común en las empresas, especialmente en la ejecución de proyectos.
Imagina que estás trabajando en un proyecto con objetivos y plazos claros, pero descubres que se acumulan solicitudes adicionales (nuevas funciones, revisiones y ampliaciones)
más allá de lo acordado originalmente. Esta situación es muy familiar tanto para los clientes como para los gerentes de proyectos y se conoce como "expansión del alcance".
Tomemos como ejemplo a Coca-Cola. En 2014, cuando rediseñaron su sitio web, el plan inicial del proyecto se amplió significativamente a medida que más departamentos de la empresa añadieron sus requisitos. Si bien el sitio finalmente fue un éxito, el proyecto llevó más tiempo y costó más de lo previsto debido a las incorporaciones no planificadas.
Por lo tanto, es fundamental contar con un plan sólido para gestionar la ampliación del alcance. Sin límites claros, los proyectos pueden salirse de control, lo que puede derivar en incumplimientos de plazos, sobrecostos y tensiones en las relaciones entre clientes y equipos.
Las plantillas de ampliación del alcance lo ayudan a abordar estas situaciones y SlideTeam se destaca por brindar exactamente ese tipo de soluciones. Al describir procesos claros para gestionar solicitudes de cambio, estas plantillas garantizan que cualquier trabajo adicional se documente, evalúe y apruebe antes de seguir adelante. Esto mantiene su proyecto encaminado y, al mismo tiempo, mantiene la transparencia y el control sobre los recursos.
Cada una de estas plantillas PPT es 100 % personalizable y editable. Obtienes una estructura en forma de diapositivas listas para usar y la capacidad de edición significa que la presentación se puede adaptar fácilmente a perfiles de audiencia específicos.
También puedes echarle un vistazo a estos Plantillas de control de alcance y Plantillas de plan de gestión del alcance.
Ahora, exploremos cómo estas plantillas pueden proteger su próximo proyecto.
Plantilla 1: Paquetes de plantillas PPT de alcance Creep
El término "expansión del alcance" hace referencia a la expansión gradual del alcance de un proyecto más allá de los límites acordados originalmente. Puede utilizar esta plantilla para ver cuáles eran los objetivos iniciales del proyecto y cómo, con el tiempo, se agregan nuevos requisitos, características o tareas sin ajustar el cronograma o el presupuesto del proyecto. Esto puede generar demoras, mayores costos y menor calidad, ya que el equipo lucha por equilibrar los objetivos originales con las demandas adicionales.
Plantilla 2: Estrategias para superar lo funcional Desplazamiento del alcance del proyecto
Para evitar que se produzcan desviaciones del alcance de un proyecto, es esencial revisar cuidadosamente el acuerdo del proyecto, comprender los requisitos del cliente, establecer plazos claros, mantener una comunicación abierta con el cliente y dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Con esta plantilla de PowerPoint, puede seguir estas estrategias y mantener el proyecto en marcha para evitar retrasos inesperados o sobrecostos.
Plantilla 3: Estrategias de mitigación para la plantilla PPT del riesgo de variación del alcance
La desviación del alcance puede provocar demoras y mayores costos. Para evitarlo, diseñe estrategias y ejemplifíquelas en esta plantilla, como crear un contrato escrito donde pueda describir claramente los objetivos, los plazos, los resultados y las responsabilidades del proyecto para evitar malentendidos. Luego, cree un plan de respaldo para abordar cambios o desafíos inesperados. A continuación, establezca los objetivos del proyecto desde el principio para guiarlo de principio a fin. Por último, defina claramente los plazos, los presupuestos y las expectativas para alinear a las partes interesadas y evitar malentendidos. Al seguir estas estrategias, los gerentes de proyectos pueden ayudar a prevenir la desviación del alcance y garantizar que el proyecto se mantenga encaminado, dentro del presupuesto y brinde los resultados deseados.
Plantilla 4: Múltiple Razones de Funcional Desplazamiento del alcance con Soluciones
Las razones de la desviación del alcance identificadas en esta plantilla son la definición deficiente del alcance del proyecto, en la que si los objetivos y los resultados del proyecto no están claramente definidos, es fácil que el proyecto se desvíe de su curso. Luego, existe una falta de participación de las partes interesadas, en la que las partes interesadas que no están involucradas en el proyecto pueden tener expectativas variadas, lo que lleva a cambios en el alcance. También puede hablar sobre la duración del proyecto en esta plantilla. Para evitar la desviación del alcance, use esta plantilla para encontrar soluciones como definir los objetivos del proyecto antes de comenzar a trabajar, mantener una comunicación regular con las partes interesadas e involucrarlas en los procesos de toma de decisiones.
Plantilla 5: Causas de la desviación del alcance en la gestión de proyectos Plantilla PPT
Utilice esta plantilla de PowerPoint para destacar las principales razones de la desviación del alcance, como la falta de un alcance claro, la falta de participación del cliente, un liderazgo débil, opiniones divergentes de las partes interesadas, etc. Para evitar la desviación del alcance, describa los objetivos, los resultados y las expectativas del proyecto con todas las partes interesadas antes de comenzar a trabajar. Además, mantenga una comunicación regular con el cliente, involúcrelo en los procesos de toma de decisiones y elija un gerente de proyecto que tenga experiencia y habilidades de liderazgo. Al abordar estos problemas e implementar estas soluciones, los gerentes de proyecto pueden ayudar a prevenir la desviación del alcance y garantizar que el proyecto se mantenga encaminado, dentro del presupuesto y brinde los resultados deseados.
Haz una presentación impactante
Plantilla 6: Tipos de desviación del alcance en la gestión de proyectos
Utilice esta plantilla para describir los cuatro tipos de aumento del alcance en los proyectos, como el aumento del negocio, que ocurre cuando nuevos miembros del equipo se suman al proyecto y sus expectativas o requisitos dan lugar a cambios en el alcance. Otro tipo de aumento del alcance es el aumento del esfuerzo, que ocurre cuando los miembros del equipo carecen de las habilidades o los conocimientos necesarios para completar el proyecto, lo que hace que se requiera tiempo y recursos adicionales. El siguiente tipo es el aumento de la esperanza, que ocurre cuando las partes interesadas tienen miedo de decepcionar a los demás y pueden aceptar requisitos adicionales para evitar conflictos. Por último, el aumento de las características ocurre cuando las partes interesadas continúan solicitando nuevas características o mejoras, incluso después de que se haya definido y acordado el alcance.
Plantilla 7: Proceso de prevención de fluencia del alcance para el proyecto
Esta plantilla de PowerPoint proporciona un desglose de los pasos del proceso que pueden conducir a la prevención de la desviación del alcance en un proyecto. Estos incluyen definir claramente los objetivos, los resultados y las expectativas del proyecto y crear una línea de tiempo visual para el proyecto que ayude a administrar el tiempo y los recursos de manera eficaz. También puede desarrollar un plan para manejar los cambios que puedan surgir durante el proyecto y obtener la aprobación de las partes interesadas para garantizar que todos estén de acuerdo con el alcance del proyecto. Además, el plan de gestión de cambios debe revisarse y actualizarse periódicamente según sea necesario, y los miembros del equipo deben recibir capacitación sobre la importancia de gestionar la desviación del alcance y cómo manejar los cambios.
Plantilla 8: Estrategias para arreglar el desplazamiento del alcance para gestión de proyectos
Para sugerir estrategias para solucionar el problema de la desviación del alcance en la gestión de proyectos, puede utilizar la siguiente plantilla. Por ejemplo, puede evitar que las personas ofrezcan servicios competitivos para motivar a los miembros del equipo y evitar que busquen trabajo adicional. También puede capacitar a las personas para que respondan de manera proactiva a los cambios en el alcance del proyecto. A continuación, hable sobre la financiación de solicitudes, donde puede pedir financiación adicional para mitigar la desviación del alcance y asignar recursos y contingencias para cambios inesperados. También puede crear un plan de gestión de cambios lean en el que priorice los requisitos para solucionar la desviación del alcance. Además, se deben utilizar herramientas de toma de decisiones como listas de verificación para tomar decisiones informadas.
Plantilla 9: Alcance Costo directo de fluencia para Proyecto de construcción
Esta plantilla PPT tabular muestra el presupuesto original del proyecto, el presupuesto final del proyecto, la variación entre los dos presupuestos, la variación porcentual y el costo directo debido a la desviación del alcance para seis proyectos de construcción. Como puede ver, la desviación del alcance puede aumentar los costos directos de un proyecto. Por ejemplo, el Proyecto B experimentó un aumento del 41 % en el presupuesto final del proyecto debido a la desviación del alcance, lo que resultó en un costo directo de $1 726 000. Esta plantilla destaca la importancia de prevenir la desviación del alcance en los proyectos de construcción para evitar costos y demoras innecesarios.
Plantilla 10: Mejores prácticas para gestionar eficazmente la ampliación del alcance
Puede utilizar esta plantilla para sugerir estrategias para gestionar la ampliación del alcance. Estas estrategias incluyen la participación de los patrocinadores del proyecto en el proceso de planificación para garantizar que todos estén alineados con las metas y los objetivos del proyecto. A continuación, defina claramente el alcance del proyecto, incluidos los entregables, los plazos y el presupuesto. También puede crear un plan de comunicación que mantenga a los patrocinadores informados e involucrados durante todo el proyecto. Divida los proyectos complejos en subproyectos más pequeños y manejables y tenga un plan establecido para gestionar los cambios que puedan surgir durante el proyecto.
MÁS BAJO RIESGOS DEL PROYECTO UTILIZANDO PROYECTO ARRASTRE PLANTILLAS
Las plantillas de ampliación del alcance son herramientas esenciales para que los gerentes de proyectos eviten y gestionen la expansión del alcance del proyecto más allá de sus límites originales. Estas plantillas proporcionan un marco estructurado para definir los objetivos, los resultados y los plazos del proyecto, lo que garantiza que todos los involucrados estén alineados con los objetivos del proyecto. Al utilizar plantillas de ampliación del alcance, los gerentes de proyectos pueden identificar y prevenir la ampliación del alcance, mejorar la comunicación, gestionar las expectativas y reducir los riesgos del proyecto.
PD: Además, echa un vistazo a estos Diapositivas de presentación de PowerPoint sobre el alcance del proyecto.
