すべての人事マネージャーが従うべき 2021 年の生産性ガイド (およびそれを最大限に活用するためのトップテンプレート)

職場で心地よい音楽を流すと生産性が向上するというのは、驚くべきことではない。気温が下がると従業員の効率が下がるという指摘も、大げさな言い方ではないだろう。しかし、もっと細かいレンズを使ってこれらの要因を客観的に見てみると、企業の人事部長の頭がなぜ不安に陥っているのかについて、多くのことがわかる。

本質的に、HR、または私たちがあまり使わないフルフォームである人材とは、地球上に存在する会社または組織の骨と神経です。ビジネス管理の不可欠な部分である人材は、会社の才能プールを確立し、開発する責任があります。LinkedInなどのプロフェッショナルおよびビジネスプラットフォームで話題になっているのは、まさにこのことです。

しかし、数ある課題の中でも、職場の生産性は人事部長が眠れない夜を過ごすほどの課題です。会社の人材プールで活躍して有利なキャリアを築きたい従業員にとって、高い生産性を維持することは人事部長の積極的なサポートによって可能になります。しかし、問題は、人事部長でさえ同様の難問に直面しているということです。Quis custodiet ipsos custodes – 警備員自身を誰が守るのか？私の考えは正しいでしょうか？

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これは、従業員管理の伝統を揺るがすことなく続けることが、生産性レベルと人材リソースの減少につながる可能性があるという多くの弱点を明らかにしています。人事部門の意思決定者が、エンゲージメントとモチベーションを維持し続ける必要があることを知らないわけではありません。しかし、ほとんどの場合、「方法」が不明瞭であるか、時には明白すぎて見えないのが実情です。

この包括的なガイドでは、人事マネージャーなら誰でも活用できる、注目すべき生産性向上のヒントやリソースを紹介しながら、この「方法」についてお答えします。職場の生産性とビジネス成果を向上させるために、ぜひこれらを実践してください (結局のところ、それが最終目標です)。それでは始めましょう。

リモートチームのための生産性向上のヒント

結局、2021年です。職場の大半は、Zoom通話で仕事をこなしているか、Skype会議でおしゃべりな同僚が飼い猫の悪ふざけの秘密を漏らした時にミュートボタンをどうやって見つけるかを必死に考えていました。これは必然だった（あるいは、ただ見え見えだった）ということは同意できますが、人事マネージャーにとって、糸をまとめる作業はそれほど簡単ではありませんでした。確かに手続きはすぐに完了し、リモートワーカーの勤務スケジュールも割り当てられましたが、家庭と仕事の融合は、それ自体に困難をもたらしました。

ある調査によると、生産性の低下により企業は数兆ドルの損失を被っています。リモートワークのシナリオを考慮すると、注意散漫や不具合も考慮する必要があります。このような問題に直面して、リモートオペレーションを担当するすべての人事マネージャーは、仕事への関心の低下や、クリックするたびに拡大するだけの切断ラインの増加を目の当たりにしています。では、人事管理を担当する人は、不具合が生産性を妨げないようにするために何をすべきでしょうか。ここでは、重要なヒントをいくつか紹介します。

#1 積極的な解決策が必須

リモートワークが私たちを縛り付けた当初と比べると、従業員の心の中には、新しい常態にどう適応するかというまともな考えがあります。しかし、職場の行動要因が人事マネージャーの課題となる場合、ウェブカメラ越しに仕事をしているときに従業員が生産性を感じるために必要なものを提供する必要があります。

#2 定期的かつ明確なコミュニケーションが鍵

明確なコミュニケーションは、仕事へのエンゲージメントを最大限高めるために最も重要です。しかし皮肉なことに、効果的なコミュニケーションは、オンラインでもオフラインでも、会社で人々が常に直面する問題です。リモートタスクに重点を置くと、コミュニケーションに漏れやエラーが生じる余地が多くなり、それがフラストレーションにつながり、生産性の低下につながります。スパムフォルダーに送られたメールが失われると、生産性が何時間も無駄になる可能性があります。ここでの解決策は、仕事のメッセージを PDF や PPT チャートなどの明確で鮮明な形式にまとめ、要点を理解させるために必要な指示とともに回覧できるようにすることです。

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また、会議は職場文化の切り離せない部分であるため、人事管理者は、会社の従業員と定期的に仮想「ハドル」を開催して、彼らの仕事ぶりや今後の計画を確認できるようにする必要があります。これにより、従業員に必要な目的意識が与えられ、失われていた日常のオフィスでの関わりの感覚がよみがえります。直感的に、これにより無関心が抑えられ、解決の道が開かれ、人事管理者の生産性が向上します。

#3 テクノロジーは経験則

世界中の IT 企業がリモートワーク文化に移行するにあたって、何が効果的だったかを理解するのに、ロケット科学者である必要はありません。テクノロジー主導のツールは、生産性の高い職場の特徴です。Trello ボードやその他の直感的なクラウドベースのソフトウェアを使用してワークフローを追跡することで、遠隔地の従業員はオフラインの従業員と同じレベルのエネルギーを注ぐ理由を得ています。したがって、人事部門の意思決定者は、このようなハイテクな生産性ツールを常に把握しておく必要があります。

#4 これらの質問をする

HR マネージャーの仕事は、本質的に会社の人的側面に焦点を当て、その努力を会社の目標に合わせることです。これにより、共感力が鈍り、従業員の帰属意識が失われることがあります。2021 年のリモートワーカーは、不確実性、財政の減少、社会的距離の社会的心理的プレッシャーなど、さまざまな要因により、多くのストレスを受けやすくなります。したがって、人々の問題を理解し、適切な質問をする時間を取ることは、大きな効果をもたらします。そのために、HR マネージャーが従業員に個別に尋ねることができる、簡単で重要な質問をいくつか紹介します。

リモートワークの状況に関して何か懸念はありますか?
あなたがベストを尽くせるように、会社は何ができるでしょうか?
ストレスの多い状況に直面していますか? 会社はそれに対処するために何ができますか?

これらの質問にすぐに直接答えられなくても問題ありません。しかし、人々の懸念に対して共感的な視点を持つことで、燃え尽き症候群や仕事関連のストレスを防ぐことができます。また、唯一の目的は、従業員の努力を評価することです。正しい方法で実行すれば、効率的な結果とより幸せな職場を実現できます。

BAUを始める人のための生産性向上のヒント

通常の業務、つまり BAU という新しい常態に適応しようとしている人たちの間で、井戸端会議が再開されました (ただし、マスク着用は依然として議題に上がっています)。BAU 活動は、世界が「以前の状態」に戻ることを切望する中で長い間待ち望まれていましたが、職場の生産性は新たな懸念事項を抱えています。これらの懸念事項は、人事マネージャーが生産性の低迷に対処する際に、より積極的な方法を取るのに役立ちます。従うべき標準的な運用手順があり、その場で決定を下す必要があります。そのため、BAU での人材管理は、これまで以上に負担が大きくなっています。

従業員の視点から見ると、将来がどうなるかという不確実性に加えて、パフォーマンスに対する不安が高まっています。在宅環境から職場に戻ると、従業員の孤立度が急上昇する可能性があります。しかし、この暗雲の中にも希望の光があります。パンデミックに強い戦略があれば、人事管理は楽になります。そこで、通常業務で従業員の生産性を高く保つ方法について、私たちの意見を述べたいと思います。

安全プロトコルを事前に計画する

パンデミック中に提案された事業運営の基準を参考にすれば、人事部長なら誰でもリスクのない運営を確保するための適切な安全プロトコルを考案できる。しかしここでの難点は、会社のトップと適切なコミュニケーションと調整を行いながら、これらのプロトコルを事前に計画し、実行することです。投資と計画は最初は大変なものになるかもしれません。しかし、適切な体温検査と頻繁に訪れる場所での消毒は、従業員の士気を高めるのに役立ちます。まず、会社がソーシャルディスタンスに合わせてデスクを指定することは、チームの相乗効果を確保しながら安全性を高めるため、良い兆候です。

↓この完全なデッキを使用して、従業員に COVID と安全プロトコルについて知らせましょう

安全ツールキットには、機敏な緊急対策に加えて、徹底的な衛生対策も含まれる場合があります。適切なワークフロー手順と行動計画は、従業員がすぐに利用できるようにする必要があります。重要なのは、安全と持続可能性をリソースの賢明な計画と結び付けることです。

未来はハイブリッドオフィススペース

性格特性に関する知識が何らかの指標となるなら、生産性は従業員が自分らしくいられる空間から生まれる可能性があります。そして、それは必ずしも中央の通路に鉢植えの観葉植物を置くことではありません。従業員がワークスペースの要素からサポートを得られるようすることも重要です。正直に言って、パンデミックの脅威が迫っているときに、塗装が剥げ落ちた薄汚いオフィススペースに戻りたいと思う人は誰もいません。その代わりに、人事マネージャーは、距離を保つための座席配置、モバイルサポートソリューション、柔軟な作業スペースなど、いくつかの調整を行うだけでワークスペースを改革できます。ハイブリッド作業スペースの適応を広めることで、より新鮮な人材を引き付け、採用および募集プロセスを合理化できます。

人事部門の改革とスキルアップ

HR マネージャーをビジネスパートナーとして主導権を握れば、COVID および COVID 後の世界における改善の道筋が見えてきます。そのため、BAU 業務においては、HR プロフェッショナルが自身のチームのスキルを向上させることが最も重要です。これには、次の 3 つの重要な要素が伴います。

データ処理
ビジネス力
付加価値

「警備員を守る」という点に戻ると、データ主導のアプローチで学習できるよう人事チームをトレーニングする必要があります。高度なスキルがあれば、ビジネス目標の達成が容易になります。デジタルスキルのギャップは、人事マネージャーの増員を望んでいない企業にとって有害となる可能性があります。したがって、人事マネージャーは、これら 3 つの要素に対応する最新のモジュールを採用することで、ポリシー実行の効率を確保できます。

人事マネージャーがビジュアルテンプレートから得られるメリット

効率化のヒントについて理解できたところで、人事マネージャーとしてどこから始めるべきかという疑問が湧いてきます。適用するヒントに関係なく、人事管理の最も基本的な側面はコミュニケーションです。口頭でのコミュニケーションはメッセージの土台を築くことができますが、ビジュアルテンプレートを使用すれば確実に的を射ることができます。会社の生産性を管理するには多くの時間とエネルギーを節約する必要があるため、コミュニケーションにビジュアルテンプレートを使用すると、次のようなメリットがあります。

生産時間の短縮
効果的なコミュニケーション
共有可能なリソース
自動化との簡単な統合

ビジュアルテンプレート、特に PowerPoint テンプレートは、重要な情報を伝えるための適切なコンテンツを準備するのに役立ちます。データシートから企業のトレーニングプランまで、PowerPoint テンプレートはスタイリッシュに整理するのに役立ちます。さらに、PPT や PDF などのデジタル形式は、ペーパーフリーの自動化ソリューションにシームレスに統合できます。これにより、ワークフローがさらに簡素化されます。

まず、HR 生産性ツールキットの一部として、これらの 5 つのテンプレートをクリックしてダウンロードするだけです。SlideTeam の専門家が、生産性計画に合わせて調整できる、完全に編集可能なこれらのテンプレートを作成しました。ぜひご覧ください。

↓優秀な人材を採用するために

↓公正な従業員報酬を決定する

↓リーダーの育成と動機付けのために

↓組織構造を描写する

↓優れた人事提案を立案するために

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結論

著名な経営コンサルタントのピーター・ドラッカーが「効率とは物事を正しく行うことであり、有効性とは正しいことを行うことである」と述べたとき、人事担当者の世代にとってより大きな教訓が書かれていました。ニューノーマルのために戦っている人々にとって、生産性のテクニックを広めることは聖杯となる可能性があります。それを視覚的なコミュニケーションツールと組み合わせると、目覚ましいビジネスの進歩を手にすることができます。2021年は、課題に偽装したチャンスと同義かもしれません。しかし、それに正面から取り組む意欲のある積極的な人事意思決定者だけが、会社の成功の物語を描くことができます。

すべての人事マネージャーが従うべき 2021 年の生産性ガイド (およびそれを最大限に活用するためのトップテンプレート)

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