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Customer Reviews
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Unternehmen, das elektronische Geräte (Laptops, Mobiltelefone usw.) für seine Mitarbeiter beschaffen möchte. Zunächst erstellen Sie eine Bestellanfrage mit den benötigten Geräten und lassen diese genehmigen. Anschließend versenden Sie Angebotsanfragen (RFQs), analysieren Lieferanten, verhandeln Verträge und versenden schließlich eine Bestellung (PO).
Eine Bestellung ist ein rechtsgültiges Dokument, das Sie an einen Lieferanten oder Verkäufer senden, um die benötigten elektronischen Geräte zu bestellen. Sie enthält Angaben zu Ihrem Unternehmen, den gewünschten Geräten, deren Menge, Betrag, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Sobald der Lieferant der Bestellung zustimmt, entsteht ein rechtsgültiger Vertrag zwischen beiden Parteien.
Der Lieferant liefert die Geräte anschließend gemäß den vereinbarten Bedingungen. Als Unternehmen müssen Sie Qualitätssicherungsprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass die gelieferten Geräte den erforderlichen Standards entsprechen. Außerdem benötigen Sie ein Rechnungsabgleichsverfahren, um sicherzustellen, dass die gelieferten Geräte der Bestellung entsprechen. Sobald Waren und Rechnungen geprüft sind, muss Ihr Finanzteam die Zahlung abwickeln .
Der gesamte Beschaffungsprozess mag kompliziert klingen. Um ihn zu vereinfachen, bieten wir von SlideTeam vorgefertigte Vorlagen an, die die Übersichtlichkeit erhöhen. Unsere Folien helfen Ihnen, Schritte wie die Erstellung einer Bestellanfrage , die Lieferantenauswahl, die Budgetprüfung , die Auftragserstellung und die Einholung von Genehmigungen durch verschiedene Stakeholder mithilfe von Flussdiagrammen zu optimieren.
Wünschen Sie weitere Folien zum Beschaffungsprozess? Hier finden Sie unsere Top 10 Flussdiagrammvorlagen für Beschaffungsprozesse.
Unsere Vorlagen sind zu 100 % editierbar, sodass Sie den Arbeitsablauf an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen können.
Lassen Sie uns sie einzeln erkunden.
Vorlage 1: Prozessablauf zur Genehmigung einer Bestellanforderung
Wenn Sie Ihrem Publikum den Genehmigungsprozess einer Bestellung erklären möchten , hilft Ihnen diese Vorlage. Sie verwendet ein Flussdiagramm, um zu erklären, wie Bestellungen je nach Neu- oder Bestandskunde genehmigt werden. Beispielsweise werden bei einem Bestandskunden ausstehende Zahlungen geprüft, bevor die Anfrage genehmigt wird. Sie können auch erklären, was passiert, wenn eine Bestellung abgelehnt wird, und die folgenden Schritte. Diese Vorlage verwendet verschiedene Farben, um die Wichtigkeit und den Zweck jedes Schritts hervorzuheben.
Benötigen Sie weitere Vorlagen für Genehmigungsprozesse? Hier finden Sie unsere wichtigsten Vorlagen für Genehmigungsprozesse für Bestellungen.
Vorlage 2: Team-Workflow für Kundenbestellungen
Mithilfe der folgenden Workflow-Vorlage können Sie die Rolle von Mitarbeitern und Stakeholdern bei der Erstellung einer Bestellung erläutern. Der Workflow ist entsprechend den Rollen in drei Teile gegliedert: Mitarbeiter, Finanzmanager und CFO. Der Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung, die dem Finanzmanager zur Genehmigung vorgelegt wird. Genehmigt der Manager die Anforderung, wird sie an den CFO weitergeleitet, der sie je nach Budgetbeschränkungen genehmigen kann.
Vorlage 3: Flussdiagramm des Beschaffungsprozesses mit Bestellung
Wenn Sie Ihrem Publikum die Rolle der Bestellung und ihren Platz im Beschaffungsprozess erklären möchten, hilft Ihnen die folgende Vorlage. Sie bietet anhand eines sequentiellen Workflows einen Überblick über die einzelnen Schritte – von der Erstellung der Spezifikationen bis zur Erfassung der Lieferantenzahlung in der Finanzbuchhaltung. Sie beschreibt, wie eine Bestellanforderung erstellt und genehmigt wird, auf deren Grundlage Angebote von Lieferanten eingeholt werden. Sobald die Lieferanten bewertet und derjenige mit dem besten Preis ausgewählt wurde, wird eine Bestellung erteilt. Anschließend beginnt der Wareneingangsprozess , bei dem die Ware empfangen, die Rechnung geprüft und die Zahlung geleistet wird. Jetzt herunterladen.
Vorlage 4: E-Commerce-Workflow-Diagramm mit Bestellung
Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, können Sie diese Vorlage nutzen, um Ihren Stakeholdern und Mitarbeitern zu demonstrieren, wie Sie Waren und Dienstleistungen beschaffen. Sie verwendet einen sequentiellen Ablauf mit aussagekräftigen Symbolen und Farben, um die Schritte vom Warenkorb bis zum Kauf darzustellen. Der Prozess beginnt mit der Definition von Einkaufskatalogen und Formularen. Anforderungen werden erstellt und genehmigt, woraufhin der Lieferant die gewünschten Waren und Dienstleistungen liefert. Jeder Schritt verfügt über ein eigenes Textfeld, in dem Sie die genauen Prozesse erläutern können.
Vorlage 5: Dokumentenflussprozess für die Bestellverwaltung
Im Beschaffungsprozess werden verschiedene Dokumente wie Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen erstellt. Diese Dokumente sind unerlässlich, da sie Bestelldetails, Genehmigungen, Ausgaben und Konditionen belegen. Sie schützen sowohl Käufer als auch Verkäufer im Problemfall. Diese Vorlage veranschaulicht den Dokumentenfluss von der Bestellanforderung bis zur Ausgabe. Wenn der Lieferant beispielsweise die Lieferung abschließt, werden Bestellung und Rechnung abgeglichen, um sicherzustellen, dass die benötigte Ware in der richtigen Menge geliefert wird. Sobald die Rechnungen bezahlt sind, werden sie in die Finanzbücher eingetragen. Holen Sie sich die Vorlage und unterstützen Sie Ihr Team bei der Erstellung der passenden Beschaffungsdokumente.
Vorlage 6: Flussdiagramm des Prozessmanagements zur Darstellung von Bestellvorgängen
Stellen Sie sich vor, Sie sind Lieferant. Wie soll Ihr Team eine Bestellung bearbeiten? Mit dem untenstehenden Prozessmanagement-Flussdiagramm können Sie diese Frage beantworten. Das Flussdiagramm weist Mitarbeiter in die Bearbeitung von Bestellungen von in- und ausländischen Kunden ein. Handelt es sich um einen Bestandskunden, müssen Sie je nach ausstehenden Zahlungen Genehmigungen einholen. Sobald die erforderlichen Genehmigungen vorliegen, kann der Bestellversand beginnen. Holen Sie sich jetzt die Vorlage!
Vorlage 7: Flussdiagramm zur Geschäftsprozessmodellierung für Bestellungen
Hier ist eine weitere Flussdiagrammvorlage, die den Einkaufsprozess erläutert. Sie zeigt, wie eine Bestellanforderung erstellt und genehmigt werden muss, bevor eine Bestellung erteilt werden kann. Abhängig von Kredit- oder Barzahlungen wird die Bestellung entsprechend bearbeitet. Sie hebt Schritte wie die Vereinbarung eines unabhängigen Vertrags (IC) hervor, die die Details zur Überprüfung der Geschäftsbedingungen enthält . Das Ausfüllen des CCPR ist ein weiterer Schritt zur Messung der finanziellen Leistung des Auftragnehmers im Rahmen des Vertrags.
Vorlage 8: Workflow des elektronischen Datenaustauschs bei Bestellungen
Elektronischer Datenaustausch (EDI) ermöglicht den elektronischen Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Er ist eine schnelle und effiziente Methode zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Käufer und Lieferant . Sie können Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Belege über ED austauschen, ohne dem Lieferanten eine physische Kopie zukommen zu lassen. Diese Vorlage erläutert den Dokumentenworkflow zwischen Käufer und Verkäufer im EDI-Format. Die drei Schritte sind: Dokumentenvorbereitung, Übersetzung ins EDI-Format und Übermittlung. Jeder Schritt wird detailliert erläutert.
Vorlage 9: RPA-Workflow für den Auftragseinkauf
Robotic Process Automation (RPA)-Workflows können wiederkehrende Aufgaben der Auftragsabwicklung automatisieren. Mithilfe von Software können Sie die Lagerverfügbarkeit prüfen, Auftragsdateien hochladen und Finanzteams zur Rechnungsprüfung benachrichtigen. Automatisierung kann Routinearbeiten reduzieren und menschliche Fehler minimieren. Die folgende Vorlage zeigt einen Beispiel-RPA-Workflow für den Auftragseinkauf. Wenn Sie spezielle ERP-Software verwenden oder individuelle Geschäftsprozesse haben, können Sie diese Schritte in das Flussdiagramm integrieren. Holen Sie sich jetzt die Vorlage.
Vorlage 10: Bestellablauf für das Handelsfinanzierungsnetzwerk
Diese Vorlage verdeutlicht die Rolle der Finanzabteilung im Kaufprozess. Sie stellt drei Einheiten dar: Kunde, Lieferant und Kreditgeber. Der Kunde gibt eine Bestellung auf, die der Lieferant genehmigt und kann eine Finanzierung bei einem Kreditgeber beantragen, um die Bestellung abzuschließen. Sobald der Kreditgeber die Finanzierung bereitstellt, liefert der Lieferant die benötigten Waren und reicht die Rechnung ein. Der Kunde muss dann die Zahlung leisten, um sicherzustellen, dass der Lieferant seinen finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Kreditgeber nachkommen kann. Ein Zeitrahmen-Banner am unteren Rand der Folie zeigt außerdem den Zeitplan für Finanzierung und Verbindlichkeiten. Jetzt herunterladen.
Vereinfachen Sie den Bestellvorgang mit unseren Workflow-Vorlagen
Ein Bestellprozess umfasst zahlreiche Schritte, die verwirrend und mühsam sein können. Wir haben diese Schritte vereinfacht und übersichtlich dargestellt – von der Bedarfsermittlung über die Erstellung einer Bestellanforderung und Lieferantenauswahl bis hin zu Genehmigungen und der Erstellung von Bestellungen. Mithilfe von Flussdiagrammvorlagen können Sie Ihren Prozess ganz einfach optimieren. Sie können außerdem spezielle Vorlagen für den Bestellprozess, die Genehmigung und die Dokumentation herunterladen.
Suchen Sie nach weiteren Bestellvorlagen? Entdecken Sie unsere Auswahl an vorgefertigten Bestellflussdiagrammvorlagen .
