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Vertriebsberichte sind eine notwendige Übung für jedes Vertriebsteam, das eine Bestandsaufnahme seiner Vertriebsleistung vornehmen und entscheiden muss, wie es seine Vertriebsarbeit verbessern kann. Die Ziele zu erreichen ist keine leichte Aufgabe, aber wenn die Vertriebsprozesse von allen Teammitgliedern klar verstanden werden, keine Verwirrung über Produktangebote entsteht, realistische KPIs festgelegt werden und neue Vertriebsstrategien gemeinsam, in der Arbeit der Vertriebsmitarbeiter und der Vertriebsmitarbeiter festgelegt werden Manager wird so viel einfacher.
Ein Verkaufsbericht ist eine Zusammenfassung der Leistung des Verkaufsteams im letzten Quartal, Monat oder in der letzten Woche. Es ist nicht nur der erzielte Gesamtumsatz, der Ihnen hilft, die Richtung für das nächste Quartal festzulegen. Sie möchten wissen, welche Länder oder Regionen die meisten Einnahmen erzielt haben? Gab es eine Änderung? Welche Vertriebsmitarbeiter schnitten am besten ab und welche mussten am schlechtesten abschneiden? Wie sieht der Verkaufstrichter aus und wie kann er weiter optimiert werden, um mehr Leads in Kunden zu verwandeln? Wie sieht die Roadmap für das nächste Quartal aus?
Eine Präsentation eines Vertriebsberichts ist daher ein umfassender und tiefgehender Blick auf verschiedene Vertriebs-Key-Performance-Indikatoren (KPIs) und deren Zuordnung visuell heraus, um Trends und Schwankungen zu erkennen. Die Investition in CRM-Software kann verdammt teuer sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht nachverfolgen und analysieren müssen. Aus diesem Grund haben wir Verkaufsberichtsvorlagen und Verkaufsbewertungsdiagramme zusammengestellt, damit Sie sie herunterladen, durch Eingabe Ihrer eigenen Daten bearbeiten und dem Management oder dem internen Vertriebsteam einen aussagekräftigen Verkaufsbericht präsentieren können.
Verkaufsberichtsvorlagen für PowerPoint, die Sie in Ihr Verkaufsbesprechungsgespräch einbeziehen müssen:
#1 – Zusammenfassung / Finanzielle Highlights
CEOs und andere Führungskräfte haben oft keine Zeit, ins Detail zu gehen und darauf zu warten, dass alle über 20 Folien durchgearbeitet sind, bevor sie sich ein vollständiges Bild der Vertriebsleistung machen und über die nächste Vorgehensweise entscheiden können. Sie möchten gleich zu Beginn der Präsentation einen vollständigen Schnappschuss haben. Eine Verkaufsbericht-Präsentation muss also mit dieser Folie beginnen, die die wichtigsten Kennzahlen zusammenfasst, an denen das Management interessiert wäre. Sie würden diese Folie jedoch am Ende erstellen, da Sie in der Lage wären, den Kern der Präsentation hervorzuheben bis dahin eine Folie besser.
Vorlage für die Zusammenfassung herunterladen (Folie 5 des vollständigen Decks)
Wenn die Zielgruppe relativ neu in Ihrem Unternehmen ist, können Sie wie in der folgenden Folie einen Geschäftsüberblick geben:
Finanzhighlights & herunterladen Folie „Geschäftsüberblick“ (Folie 4 des vollständigen Decks)
Verwenden Sie ein Dashboard, um verschiedene Kennzahlen auf einer Folie anzuzeigen, z. B. Umsatz, Bruttogewinn, Nettogewinn und Gewinn pro Aktie. Diagramme, die Ihre Leistung in den letzten Quartalen oder Jahren vergleichen, helfen Entscheidungsträgern zu analysieren, ob sie in die richtige Richtung gehen oder nicht.
#2 – Umsatzaufteilung nach Land
Der Vertriebsleiter kann nun jede Vertriebskennzahl einzeln betrachten und sehen, wie das Vertriebsteam dabei abgeschnitten hat. Analysieren Sie, welches Land oder welche Länder Ihrem Team den meisten Umsatz eingebracht haben. Ordnen Sie die Ergebnisse anhand einer Weltkarte zu. Dies hilft Ihnen, strategische Entscheidungen für das nächste Quartal zu treffen. Hat die Einbindung von zwei weiteren Vertriebsmitarbeitern für Asien positive Ergebnisse gebracht? Wenn nicht, können sie einem Land zugeordnet werden, das Ihnen bereits den maximalen ROI bietet. Wenn das Ergebnis ein enormer Umsatzsprung ist, denken Sie vielleicht darüber nach, noch mehr hinzuzufügen.
Bearbeitbare Karte „Einnahmen nach Land“ herunterladen (Folie 7 des vollständigen Decks)
Sie können auch die Ergebnisse dieses Quartals oder dieses Jahres mit den Ergebnissen des letzten Quartals vergleichen, um ein besseres Bild zu erhalten.
Folie 12 des vollständigen Verkaufsdecks
Sie können auch einen Drilldown nach Land durchführen, um die Bereiche innerhalb dieses Landes zu ermitteln, die für Sie am profitabelsten sind. Mithilfe der US-Karte können Sie beispielsweise die Bundesstaaten mit den höchsten Verkäufen ermitteln:
Laden Sie diese bearbeitbare US-Karte für den Vertrieb herunter
#3 – Viertel-Erfolgsbilanz
Obwohl Sie Ihre vierteljährliche Leistung in der Zusammenfassung analysiert haben, können Sie diese Folie möglicherweise nicht einbinden, wenn Sie sie dem Vertriebsteam präsentieren. Widmen Sie eine Folie ausschließlich der Messung Ihrer Vertriebsleistung in den letzten Monaten, Quartalen oder Jahren, je nachdem, ob Ihr Vertriebsüberprüfungstreffen monatlich, vierteljährlich oder jährlich stattfindet. Wenn Sie über mehrere Produkte verfügen, können Sie ein gruppiertes Balkendiagramm oder ein Liniendiagramm verwenden.
#4 – Vertriebsleistungs-Dashboard
Visualisieren Sie mithilfe einer Dashboard-Vorlage die wichtigsten Kennzahlen auf einer Folie. Auf diese Weise können Sie viele Kennzahlen auf einer Folie miteinander vergleichen, ohne hin und her gehen zu müssen. Der Gesamtumsatz und der Bruttogewinn sind sprunghaft gestiegen? Das ist großartig. Im Vergleich zum Vorjahr wurden jedoch weniger Neukunden gewonnen. Erhalten Sie mithilfe eines Vertriebsleistungs-Dashboards Einblicke in die schwankenden Trends.
#5 – Umsatzerlöse nach Produkt
Wenn Sie über eine Produktlinie verfügen, ist das Top-Management am meisten daran interessiert zu wissen, welche Produkte sich am meisten verkaufen und welche die schlechteste Leistung erbringen. Dies allein reicht jedoch nicht aus, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Sie müssen auch den Gewinnanteil am Gesamtumsatz jedes Produkts kennen.
Produkt A kann beispielsweise im Vergleich zu anderen Produkten in geringeren Mengen verkauft werden, aber die Verkaufskosten des Produkts oder der Dienstleistung könnten so hoch sein, dass bereits wenige Verkäufe einen hohen Umsatz einbringen. Andererseits verkauft sich Produkt C möglicherweise gut, aber die Verkaufskosten oder die Gewinnspanne sind möglicherweise deutlich geringer, sodass die hohen Stückzahlen keine so beeindruckende Leistung darstellen. Sehen Sie sich den Umsatz anhand verschiedener Parameter an, bevor Sie zu einer Schlussfolgerung gelangen.
#6 – Verkaufsbudget vs. Istwert
Wie hoch waren die erwarteten Umsatzerlöse im Budget? Wie hoch waren die tatsächlichen Umsätze? Dieser Vergleich wird als „Verkaufsbudget vs. Ist“ bezeichnet und hilft dem Management, den Erfolg oder Misserfolg des Vertriebsteams bei der Erreichung der vorgeschlagenen Ziele zu erkennen. Außerdem hilft es dem Management und dem Vertriebsleiter, realistische Ziele für das nächste Quartal oder Jahr festzulegen.
#7 – Wichtige Kennzahlen zur Vertriebsleistung
Wir haben uns oben einige Vertriebs-KPIs angesehen, beispielsweise den Umsatz nach Region, Produkt usw. Aber es gibt noch so viele andere Kennzahlen, die Sie berücksichtigen müssen, wie z. B. die Gesamtzahl der Besucher, die Anzahl der Leads, die Lead-Conversion-Rate, die durchschnittliche Geschäftsgröße und vieles mehr. Sie können alle wichtigen Kennzahlen auf einer Folie präsentieren. Sie könnten auch Ihren Verkaufstrichter präsentieren, um herauszufinden, wo er am meisten leckt. Mit anderen Worten: Wo brechen Leads ab? Dies kann Ihnen helfen, die Probleme zu identifizieren und Ihren Verkaufstrichter zu verbessern.
#8 – Leistungsbewertung für Vertriebsmitarbeiter
Wie ist die Leistung des Vertriebsteams insgesamt? Wie viele Vertriebsmitarbeiter erreichen die Verkaufsquote und wie viele verfehlen sie? Die Top-Performer müssen anerkannt und belohnt werden, und auch die Low-Performer müssen identifiziert und unterstützt werden. Eine Vorlage für die Leistungsbewertung von Vertriebsmitarbeitern kann aus einer 2x2-Matrix bestehen, in der jeder Mitarbeiter in einen der Quadranten fällt. Die X-Achse ist der Prozentsatz des Verkaufstreiberziels, d. h. der Verkaufsinitiativen, die ergriffen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Die Y-Achse stellt das tatsächliche Verkaufsziel dar, d. h. wer seine Quoten erfüllt und wer nicht.
Die Personen oben rechts sind die idealen Vertriebsmitarbeiter, die sich an die Regeln halten und ihre Zahlen einhalten. Diejenigen oben links halten sich nicht an die Regeln, schaffen es aber vorerst, Zahlen zu treffen. Sie müssen so geführt werden, dass sie in den oberen rechten Quadranten gelangen. Unten rechts sind die Mitarbeiter aufgeführt, die tun, was von ihnen verlangt wird, aber ihre Quoten nicht erfüllen. Ihre Probleme müssen erkannt werden und mit Training und Motivation werden sie nach oben kommen. Die Gruppe unten links tut weder das, was sie tun sollte, noch kommt sie ihrem Ziel nahe. Diese Vertreter brauchen eine Warnung. Vielleicht ist die Leistungsbewertungskarte des Vertriebsmitarbeiters selbst ein Warn- und Anerkennungsinstrument und fördert einen gesunden Wettbewerb innerhalb des Vertriebsteams.
#9 – Vertriebs-KPI-Leistung – Zusammenfassung
Sie können diesen Bericht gegen Ende bereitstellen, um die wichtigsten Erkenntnisse und Trends zusammenzufassen, die im letzten Quartal, Monat oder Jahr beobachtet wurden. Welches waren die vier oder fünf meistverkauften Produkte? Welches waren die Top-Märkte? Top-Vertriebskanäle? Im Grunde eine Momentaufnahme der Verkaufsleistung des letzten Quartals und deren Vergleich mit dem letzten.
Hier ist eine weitere Dashboard-Vorlage, die die Vertriebsleistung anhand anderer wichtiger Leistungsindikatoren misst:
#10 – Karte des Verkaufsprozesses
Ihr Verkaufsprozess beginnt bereits bei der Suche nach neuen Interessenten und setzt sich fort, bis diese zum Kunden werden. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Schritten, die Ihre Vertriebsmitarbeiter in jeder Phase befolgen, um eine höhere Erfolgsquote zu erzielen. Sie haben diesen Verkaufsprozess offensichtlich nach jahrelanger Erfahrung und dem Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen entwickelt. Es ist unerlässlich, dass die Vertriebsprozesskarte jedem Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung steht, damit möglichst viele Interessenten in treue Kunden umgewandelt werden.
Hier ist eine Vorlage für eine Verkaufsprozesskarte, die beschreibt, was die meisten Vertriebsteams normalerweise in jeder Phase des Verkaufstrichters tun. Es identifiziert auch die Unterstützung, die von einem anderen Team benötigt wird, z. B. dem Buchhaltungsteam für flexible Preise, dem Betriebsteam für die Einführung einer Produktfunktion usw. Dies sollte unbedingt Bestandteil jedes Verkaufsberichts sein.
#11 – Ergebnisse des Verkaufstrichters
Verfolgen Sie jetzt die Leistung Ihres Teams in jeder Phase des Verkaufstrichters. Wie viele Besucher haben die Website betreten? Wie viele davon wurden als Interessenten qualifiziert? Wie viele davon hat das Marketingteam qualifiziert und an das Vertriebsteam weitergegeben? Wie viele wurden vom Vertriebsteam weiter gefördert? Und schließlich, wie viele wurden zu zahlenden Kunden? Durch die Analyse der Ergebnisse des Verkaufstrichters können Sie die Phase identifizieren, in der Verbesserungen vorgenommen werden müssen, um beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen.
#12 – Top-Kunden & Anbieter
Die Identifizierung der Top-Kunden und -Anbieter ist eine gute Vorgehensweise, da Sie möchten, dass diese zu Stammkunden werden. Diese Kategorie Ihrer Kunden muss jederzeit engagiert und zufrieden mit Ihrem Produkt und Ihrer Dienstleistung sein. Der Kundensupport muss seinen Anliegen Priorität einräumen. Das Betriebs-, Marketing- und Vertriebsteam muss sie zunächst über die neuesten Funktionen und Angebote informieren.
Vergessen Sie bei Ihrem Fokus auf die Akquise neuer Umsätze nicht die alten. Wenn sie zufriedene Kunden bleiben, werden sie andere weiterempfehlen und Ihrem Service treu bleiben.
#13 – Dashboard für Vertriebsaktivitäten
Vertriebsmitarbeiter führen in jeder Phase eine Reihe von Vertriebsaktivitäten durch, z. B. Anrufe, E-Mails, Vorführungen, Präsentationen usw. Verfolgen Sie die Anzahl aller Aktivitäten – geschlossen und offen. Wie viele Aktivitäten hat der Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich unternommen, um einen Deal abzuschließen? Das Dashboard für Vertriebsaktivitäten ist eine weitere Möglichkeit, die Leistung des Teams zu verbessern. Diese Folie hilft Ihnen auch dabei, anhand der Aktivitäten die potenziellen potenziellen Kunden zu identifizieren. Ein Interessent, der Ihre Fallstudie heruntergeladen hat, an einem Anruf des Vertriebsmitarbeiters teilgenommen hat oder sogar an einer von ihm arrangierten Online-Demo teilgenommen hat, ist definitiv ein heißes Potenzial für Sie, und seine oder ihre Anliegen sollten für den Vertriebsmitarbeiter oberste Priorität haben.
#14 – Projektaktualisierungen
Fügen Sie außerdem eine Folie zu Projektaktualisierungen hinzu, die gewonnene Großabschlüsse, verlorene Abschlüsse, in der Pipeline befindliche Abschlüsse und Auftragsbestände abdeckt. Die im letzten Quartal verlorenen und gewonnenen Deals motivieren Vertriebsmitarbeiter, sich große Deals zu sichern, die im nächsten Bericht stolz präsentiert werden. Die Aufträge in der Pipeline bieten eine Chance, diese Geschäfte zu gewinnen.
#15 – Konkurrenzanalyse
Sie kämpfen nicht allein im Verkaufskampf. So sehr Ihr Team jeden Schritt strategisch plant, so sind es auch Ihre Konkurrenten. Sie sollten wissen, welche Strategien sie verwenden und welche Leistung sie im Vergleich zu Ihrer Leistung erbringen. So erhalten Sie ein realistisches Bild davon, wo Sie stehen. Verwenden Sie ein Dashboard, um Wettbewerbsanalysen und Branchenanalysen zu vergleichen.
Konkurrenzanalyse-Dashboard herunterladen (Folie 30 des vollständigen Decks)
Vergleichen Sie auch die Verkaufsleistung von Ihnen und Ihrer Konkurrenz in den letzten Jahren, um zu sehen, wer im Rennen die Nase vorn hat. Wenn es Ihr Team ist, herzlichen Glückwunsch. Wenn nicht, ist das Rennen noch nicht vorbei.
#16 – Zukunftsperspektive (Produkt-Roadmap)
Wie wird sich das Produkt in den kommenden Quartalen voraussichtlich weiterentwickeln? Welche neuen Funktionen werden in das bestehende Produkt integriert? Eine Produkt-Roadmap wird vom Produktmanager erstellt, um zeitgebunden eine Richtung für die Produktentwicklung festzulegen. Dies ist für das Vertriebsteam nützlich, da es entsprechende Vertriebsstrategien erstellen muss.
Wenn das Management beschlossen hat, ein Produkt oder eine Besonderheit bis zum letzten Quartal des Geschäftsjahres auf den Markt zu bringen, muss das Vertriebsteam im Vorfeld damit beginnen, einen Markt für die Neueinführung zu schaffen. Teilen Sie diese Roadmap mit Ihren Vertriebsmitarbeitern, damit diese vorbereitet sind und die Zeit nutzen können, um Interesse am Markt zu wecken.
Laden Sie diese Produkt-Roadmap-Vorlage herunter
Verwandter Blog: Arten von Produkt-Roadmaps & Roadmap-Vorlagen für eine erfolgreiche Einführung
#17 – Vertriebs-Roadmap
Die effizientesten Vertriebsmanager entwerfen ihre Vertriebsstrategien in Form einer Vertriebs-Roadmap-Vorlage. Dies ist ein allgemeiner Überblick über Verkaufsinitiativen, die Sie ergreifen werden, um Ihre Verkaufsaussichten zu verbessern. Eine Vertriebs-Roadmap legt Sie nicht in Fesseln, da Sie sie ständig aktualisieren, wenn sich die Anforderungen ändern. Eine Roadmap dient jedoch als Orientierungshilfe und hilft Ihnen, Ihr Ziel bzw. Umsatzziele schneller zu erreichen. Teilen Sie die Vertriebs-Roadmap mit Ihren Vertriebsmitarbeitern, damit diese das Gesamtbild sehen und ihre Bemühungen zur Erreichung des großen Ziels entsprechend ausrichten können.
Laden Sie diese bearbeitbare Vertriebs-Roadmap-Vorlage herunter
Vertriebsprofis und der Vertriebsleiter müssen gut im Präsentieren sein. Und sie sind. Sie müssen sicherstellen, dass ihre internen Verkaufsberichte auch professionell und vorzeigbar aussehen. Natürlich wissen wir, dass sie keine Zeit haben, Diagramme, Tabellen usw. zu erstellen. Dennoch können sie es nicht abschaffen. Greifen Sie auf professionelle Vertriebs-PowerPoint-Vorlagen zurück, um einen schnellen vierteljährlichen Verkaufsbericht zu erstellen und es zu schaffen!
