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Lembra-se da época em que a popular gigante do fast food KFC usava críticas negativas de clientes no Twitter sobre suas novas batatas fritas para melhorar e promover as batatas fritas? A campanha publicitária reuniu tanta mídia que transformou o KFC (nem remotamente conhecido por suas batatas fritas) em um anunciante criativo que outras marcas imitam. Uma ideia tão deliciosa que dá vontade de lamber os dedos, né?
Mas você sabe o que acontece ao volante de um movimento tão alucinante de empresas do tamanho da Kentucky Fried Chicken? Quem decide e implementa esta retransmissão de mensagem que chega até nós online ou através de e-mails personalizados? O que está por trás dessas decisões que faz com que grandes conglomerados divulguem essas mensagens com tanta precisão e impacto? Um plano de comunicação bem elaborado, é isso!
Para os não iniciados, um plano de comunicação é o roteiro por meio do qual sua mensagem é entregue às partes interessadas pretendidas. O plano traça quem comunicará a mensagem, a quem ela será entregue e por qual canal de comunicação. Para qualquer empresa, seja lançando um novo produto ou pedindo desculpas via mídia social para concordar com uma reação de seus seguidores, um plano de comunicação cuidadosamente estruturado pode fazer ou quebrar a imagem da marca (ou evitar processos também!). Na verdade, um plano de comunicação é a engrenagem mais crucial no seu funcionamento como marca.
Com marcas e empreendedores a fazerem barulho no nosso quotidiano, não podemos negar o quão imperativo é para qualquer negócio funcional alavancar um plano de comunicação para realizar uma transmissão eficaz de mensagens e potenciar a presença da sua marca. Um plano de comunicação não apenas detém o poder de obter impacto na mídia, mas também ajuda a tomar decisões críticas que ajudam no envolvimento e retenção do cliente. Discutiremos o quê, como e por quê do plano de comunicação neste blog (existem cinco de nossos modelos mais populares para baixar também). Leia:
Componentes de um plano de comunicação
O protocolo é a força vital de qualquer tipo de organização. Um plano de comunicação abrangente valida tais protocolos para resposta a qualquer atividade pertencente à organização. Quanto mais nítido for o plano de comunicação, melhor será o andamento das ações e valores da empresa. Um catalisador chave para a comunicação da marca, um plano de comunicação consiste nos seguintes componentes:
- mensagem da empresa
- Público
- Canal de comunicação
- Objetivo de comunicação
- criticidade da mensagem
- remetente da mensagem
- Frequência da mensagem
#1 mensagem da empresa
A maior entidade de um plano de comunicação é a mensagem da empresa. Representa a declaração de que uma empresa deseja divulgar com relação a uma atividade específica pertencente ao negócio. Basicamente, é algo que uma empresa defende e o que ela faz com seus esforços e valores. A mensagem da sua empresa pode ser transmitida através de um plano de comunicação eficaz. Ele dirá às partes interessadas apropriadas o que vai acontecer em relação a uma situação particular da empresa. Antes de redigir uma mensagem corporativa adequada, você precisa fazer um balanço de todos os aspectos de um determinado evento relacionado ao seu negócio. Dê uma olhada neste plano simples de nossa coleção, por exemplo:
Se for um lançamento de produto, por exemplo, você precisa marcar os vários níveis da organização para notificá-los de acordo com seu plano de comunicação. Ao lançar o produto, você deve especificar para o público-alvo quais são suas intenções em relação ao produto e como ele causará impacto. Principalmente, você pode criar uma mensagem da empresa muito antes do lançamento do produto. Por outro lado, se você vacilou em algum ponto de seu serviço, precisa esclarecer as coisas com um pedido de desculpas apropriado (se aplicável) e avaliar a resposta do cliente. Tais respostas só podem ser obtidas quando você tem um plano de comunicação robusto e flexível que tem o layout específico para a tarefa que está sendo realizada.
# 2 público
Se você está elaborando um plano de comunicação, deve manter o público em mente. Quem é a pessoa a quem você está comunicando esta mensagem? A quem sua ação impacta? Com uma ideia clara de um público em mente, você pode fazer sua mensagem ser ouvida com seu plano de comunicação. Com as pessoas interagindo com as empresas mais via modo online ou eletrônico, o público para a mensagem da empresa está se tornando cada vez mais vasto e dinâmico. Portanto, um plano de comunicação deve ter uma ideia descritiva sobre o atendimento das necessidades desse público dinâmico.
Para isso, um plano de comunicação possui um ponto designado para o ponto final de cada transmissão de mensagem. O movimento KFC, por exemplo, pretendia cativar o público no Twitter, uma plataforma online global com a capacidade de tornar as coisas virais ou tendências. A mensagem pretendida de promoção das batatas fritas foi gerada a partir do Twitter e voltada para o público na plataforma social.
#3 Canal de comunicação
Se falamos da mensagem e do público, deve haver um canal para transmitir essa mensagem a esse público. Para uma empresa, é crucial ter um plano sob medida que atenda às suas necessidades por meio de canais de comunicação eletrônicos e não eletrônicos. Com a comunicação eletrônica, você pode aproveitar o e-mail, o conteúdo digital e as plataformas de mídia social para transmitir sua mensagem. Quanto ao modo não eletrônico, você tem anúncios externos, anúncios em jornais e brochuras. Ao formatar um plano de comunicação, os especialistas sempre focam no impacto necessário ao transmitir a mensagem. Para isso, escolhem os canais mais rápidos e interativos, como plataformas de mídia social, para alcançar o máximo de público.
Escolher o canal de comunicação certo sempre o manterá à frente ao definir suas metas de negócios. Isso também irá diferenciá-lo de seus concorrentes. Outra vantagem de ter um bom plano de comunicação com canais específicos é que isso o ajudará a mitigar os problemas quando eles ocorrerem.
#4 Meta de comunicação
A cada plano de comunicação, você tende a atingir um determinado benchmark. O objetivo da comunicação compreende o resultado pretendido de sua cadeia de mensagens. Basicamente, as empresas estabelecem essas metas como marcos específicos e quantificáveis que devem ser alcançados em um período de tempo específico. Você não precisa se preocupar em alcançar resultados se planejar as metas com antecedência. É por isso que a meta de comunicação é uma parte fundamental de todos os níveis do plano de comunicação que você elabora para sua organização.
A estratégia aqui é definir metas que sejam específicas (alcançar inscrições para um novo produto), mensuráveis (100.000 inscrições), atingíveis (não infinito e além), relevantes (alcançar os resultados que você planeja de acordo com o negócio) e com prazo ( 100.000 inscrições em oito meses) ou SMART, se preferir. Com a definição de tais metas, seus objetivos tornam-se claros. Se você elaborar um plano de comunicação, ele deve ter esses objetivos claramente definidos.
#5 Criticidade da mensagem
Agora, suponha que um anúncio que você divulgou tenha provocado muita reação por causa de seu tom. Nessa situação, como você responde a essa reação mostra o caráter de sua empresa. Em um plano de comunicação, a urgência da mensagem que você passa reflete naquele personagem. Portanto, o nível de criticidade ou urgência da mensagem também é parte fundamental do plano de comunicação de uma empresa. Com cada nível de criticidade, você também pode atribuir um determinado nível de ação a ser executado para lidar com uma situação de risco em potencial. Ter esses níveis ajuda na resolução mais rápida de reclamações, pois cada mensagem é endereçada por um funcionário designado da empresa. A comunicação simplificada ajuda os processos de negócios mais suaves.
#6 Remetente da mensagem
Depois de denotar um nível de criticidade para uma mensagem, você deve nomear um indivíduo para retransmitir essa mensagem por meio do canal de comunicação apropriado. Portanto, um plano de comunicação deve ter uma coluna “Remetente” para cada tipo de mensagem. Idealmente, as mensagens com alta urgência devem ser atribuídas ao nível superior da gerência. Se você tiver uma forte interação de mídia social da alta administração ou CEO com o público, as mensagens de alta criticidade podem ser abordadas por eles. Isso é útil quando um risco específico pode prejudicar a reputação da empresa. Ter um indivíduo designado para lidar com os pontos de comunicação pode permitir um melhor gerenciamento de risco e reputação.
#7 Frequência da mensagem
Depois de decidir como vai lidar com uma situação com o plano de comunicação, a ideia é decidir com que frequência você divulgará a mensagem. Por exemplo, para o lançamento de um produto, você pode começar colocando vídeos e imagens teaser nas mídias sociais. Isso vai gerar o engajamento sobre o seu produto. A partir daí, você pode passar para uma frequência maior de postagens sobre as características do produto e propagandas. Depois de definir a frequência em seu plano de comunicação, você poderá desenvolver suas campanhas de publicidade e divulgação de maneira mais ágil.
Ao decidir a frequência, você deve se atentar para o fato de que a frequência também depende da influência de cada mensagem enviada ao público. Se a frequência for alta, você deve programar suas mensagens para não sobrecarregar o público com isso. Ao usar o modo de comunicação não eletrônico, você deve definir um período de tempo específico para informar seu público sobre seu produto.
Importância do plano de comunicação
Agora, para a pergunta premente! Por que sua empresa precisa de um plano de comunicação? O que um plano de comunicação fará para uma nova startup de tecnologia? Ou como isso importa para uma grande empresa que está começando com sua presença na mídia social? A resposta é simples. A comunicação é o oxigênio metafórico de uma empresa. Se olharmos do ponto de vista dos clientes, ter um plano de comunicação ágil ajuda a manter uma conexão metódica com eles. Ter um plano de comunicação oferece as seguintes vantagens:
- Dá estrutura ao seu fluxo de trabalho: Claramente, ter um plano de comunicação coloca o fluxo de trabalho da sua organização em um molde estratégico. Leva seus esforços de aleatórios para focados. E esses esforços concentrados permitem operações mais suaves e melhores realizações.
- Isso torna sua força de trabalho inclusiva e criativa: designar funcionários para cada nível de um plano de comunicação ajuda a tornar a força de trabalho mais inclusiva e cheia de ideias variadas para abordar uma situação. Tem um problema geral em relação ao lançamento de um produto? Traga o gerente e o estagiário para o plano de comunicação para ter o máximo de ideias possível.
- Isso ajuda você a gerenciar riscos: um tweet contundente de um cliente insatisfeito? Como você garantirá uma ação imediata? Ao garantir que o gerente de mídia social saiba a quem transmitir essas informações e quais etapas seguir para lidar com a reclamação do cliente. É aí que um plano de comunicação preciso supera um sistema desorganizado. E como nenhum negócio funciona sem riscos, faz sentido ter uma ferramenta para lidar com todos os níveis de risco que você pode encontrar online ou offline.
- Melhora a imagem da sua marca: ter um plano de comunicação para interagir com seu público gera confiança no cliente. Uma vez que tanto a geração moderna como a mais velha procuram soluções para os seus problemas online, um regime de comunicação irá melhorar a sua imagem de marca, independentemente de estar a abordar o lado B2B ou B2C. Um plano de comunicação também o diferencia da concorrência em matéria de envolvimento e retenção do cliente.
- Ele define parâmetros de qualidade: E por parâmetros de referência, queremos dizer entidades mensuráveis que governam como você opera seus canais de comunicação internos e externos. Um plano de comunicação também garante a integração perfeita dos funcionários em um sistema viável de autogestão. As funções atribuídas tornam mais fácil para cada nível do plano de comunicação entregar seus KRAs dentro da organização.
Comece com alguns dos nossos modelos de plano de comunicação mais baixados
Hora de colocar as coisas em ordem! Ter um plano de comunicação bem estruturado pode facilitar suas tarefas. Por isso, listamos aqui cinco dos nossos modelos de planos de comunicação mais baixados e que mudaram a dinâmica dos nossos clientes. Experimente e incorpore-os à sua estratégia de comunicação para obter os melhores resultados.
Modelo 1
A beleza deste modelo de plano de comunicação é que ele traz todos os componentes necessários em uma forma tabulada que é fácil de seguir. Portanto, quando você precisar implementar sua estratégia de comunicação para uma transmissão suave das mensagens da empresa, basta marcar os componentes de acordo com suas necessidades e colocar esse plano em prática. Será fácil para seus executivos, bem como para a camada gerencial, executar.
Modelo 2
Quer um modelo de estratégia de comunicação funcional com o qual você possa começar imediatamente? Experimente este modelo sucinto que também é o que as empresas adoram. Na verdade, os principais componentes são destacados para você acompanhar. Você pode imprimir este plano para fazer até mesmo um leigo entender quem está comunicando o quê para quem. Ele também considera as entregas para permitir que você atinja seus objetivos de maneira descomplicada.
Modelo 3
Se você gosta de minimalista e colorido, inclua esta estratégia de comunicação 'direto ao negócio' que apareceu em nossa lista de 'mais baixados'. Você pode transmitir a visão futura de seus negócios e assuntos financeiros, mantendo sua equipe atualizada com o que se espera deles. A imagem simples é fácil de seguir e implementar. Apresente aos seus novos funcionários como as coisas funcionam com este modelo.
Modelo 4
O que é mais decifrável do que linhas e linhas de texto? Um gráfico de três estágios, é claro! O problema é que você pode especificar os pontos de comunicação neste plano preditivo para seus esforços de marketing. Será fácil para sua equipe incorporar em seu funcionamento diário. Torne seu fluxo de trabalho mais definitivo e envolvente para um esforço de comunicação frutífero. Este modelo, assim como os listados, é totalmente editável para que você possa ter planos personalizados para retransmissão de informações.
Modelo 5
Capture a essência do desenvolvimento de produtos pioneiros com este elaborado esboço de comunicação do projeto. Este modelo serve para detalhar a estratégia de comunicação em cada nível de desenvolvimento do projeto. Você pode usar este modelo para descrever todos os componentes necessários para executar uma estratégia de negócios bem-sucedida. Você também pode remover os slides de gráficos que não precisa (é 100% editável).
Então aí está. Comece com processos de negócios sem esforço tendo qualquer um dos modelos de plano de comunicação listados. Você também pode usar nossos serviços de design se precisar de ajuda para obter um plano de comunicação com um corte fino.
