0 Comment
Customer Reviews
¿Recuerda el momento en que el popular gigante de comida rápida KFC usó las críticas negativas de los clientes en Twitter con respecto a sus nuevas papas fritas para mejorarlas y promocionarlas? La campaña publicitaria reunió tal millaje mediático que convirtió a KFC (ni remotamente conocido por sus papas fritas) en un anunciante creativo que otras marcas emulan. Una idea tan deliciosa que está para chuparse los dedos, ¿verdad?
Pero, ¿sabe qué hay detrás del volante de un movimiento tan alucinante por parte de empresas del tamaño de Kentucky Fried Chicken? ¿Quién decide e implementa este relevo de mensajes que finalmente nos llegan en línea o a través de correos electrónicos personalizados? ¿Qué hay detrás de tales decisiones que hace que los grandes conglomerados emitan estos mensajes con tanta precisión e impacto? Un plan de comunicación bien diseñado, ¡eso es!
Para los no iniciados, un plan de comunicación es la hoja de ruta a través de la cual su mensaje se entrega a las partes interesadas previstas. El plan traza quién comunicará el mensaje, a quién se le entregará y a través de qué canal de comunicación. Para cualquier empresa, ya sea que esté lanzando un nuevo producto o ofreciendo una disculpa a través de las redes sociales para aceptar una reacción violenta de sus seguidores, un plan de comunicación cuidadosamente estructurado puede hacer o deshacer la imagen de la marca (¡o también evitar demandas!). De hecho, un plan de comunicación es la rueda dentada más importante en su funcionamiento como marca.
Con las marcas y los emprendedores haciendo olas en nuestra vida diaria, no podemos negar lo imperativo que es para cualquier negocio funcional aprovechar un plan de comunicación para llevar a cabo una transmisión efectiva de mensajes y mejorar su presencia de marca. Un plan de comunicación no solo tiene el poder de ganar impacto en los medios, sino que también ayuda a tomar decisiones críticas que ayudan en el compromiso y la retención del cliente. Discutiremos el qué, cómo y por qué del plan de comunicación en este blog (también hay cinco de nuestras plantillas más populares para descargar). Sigue leyendo:
Componentes de un plan de comunicación
El protocolo es el alma de cualquier tipo de organización. Un plan de comunicación integral valida dichos protocolos para dar respuesta a cualquier actividad propia de la organización. Cuanto más nítido sea el plan de comunicación, mejor será la progresión de las acciones y valores de la empresa. Un catalizador clave para la comunicación de la marca, un plan de comunicación consta de los siguientes componentes:
- mensaje de la empresa
- Audiencia
- Canal de comunicación
- Objetivo de comunicación
- Criticidad del mensaje
- Remitente del mensaje
- Frecuencia de mensajes
#1 Mensaje de la empresa
La entidad más grande de un plan de comunicación es el mensaje de la empresa. Representa la declaración que una empresa quiere emitir con respecto a una actividad particular relacionada con el negocio. Básicamente, es algo que una empresa representa y lo que hace con sus esfuerzos y valores. El mensaje de su empresa se puede transmitir utilizando un plan de comunicación de manera efectiva. Le dirá a las partes interesadas apropiadas lo que va a suceder con respecto a una situación particular de la empresa. Antes de redactar un mensaje de empresa adecuado, debe hacer un balance de todos los aspectos de un evento en particular relacionado con su negocio. Eche un vistazo a este plan simple de nuestra colección, por ejemplo:
Si se trata de un lanzamiento de producto, por ejemplo, debe marcar los distintos niveles de la organización para notificarles según su plan de comunicación. Cuando lanza el producto, debe especificarle al público objetivo cuáles son sus intenciones con respecto al producto y cómo tendrá un impacto. En general, puede diseñar un mensaje de empresa mucho antes del lanzamiento del producto. Por otro lado, si ha fallado en algún momento de su servicio, debe aclarar las cosas con una disculpa adecuada (si corresponde) y luego medir la respuesta del cliente. Tales respuestas solo pueden obtenerse cuando se tiene un plan de comunicación sólido y flexible que tiene el diseño específico para la tarea que se está realizando.
#2 Audiencia
Si está diseñando un plan de comunicación, debe tener en cuenta a la audiencia. ¿Quién es la persona a la que le estás comunicando este mensaje? ¿A quién impacta tu acción? Con una idea clara de la audiencia en mente, puede hacer que su mensaje se escuche con su plan de comunicación. Dado que las personas interactúan con las empresas más a través del modo en línea o el modo electrónico, la audiencia del mensaje de la empresa es cada vez más amplia y dinámica. Por lo tanto, un plan de comunicación debe tener una idea descriptiva sobre cómo atender las necesidades de esta audiencia dinámica.
Para eso, un plan de comunicación tiene un lugar designado para el punto final de cada transmisión de mensajes. El movimiento de KFC, por ejemplo, tenía la intención de cautivar a la audiencia en Twitter, una plataforma global en línea con la capacidad de hacer cosas virales o tendencia. El mensaje previsto de promoción de las papas fritas se generó desde Twitter y estaba dirigido a la audiencia en la plataforma social.
#3 Canal de comunicación
Si hablamos del mensaje y la audiencia, tiene que haber un canal para transmitir ese mensaje a esa audiencia. Para una empresa, es fundamental contar con un plan personalizado que se adapte a sus necesidades a través de canales de comunicación electrónicos y no electrónicos. Con la comunicación electrónica, puede aprovechar el correo electrónico, el contenido digital y las plataformas de redes sociales para transmitir su mensaje. En cuanto al modo no electrónico, tienes publicidad exterior, anuncios en periódicos y folletos. Al formatear un plan de comunicación, los expertos siempre se enfocan en el impacto necesario al transmitir el mensaje. Para eso, eligen los canales más rápidos e interactivos, como las plataformas de redes sociales, para llegar a la audiencia máxima.
Elegir el canal de comunicación correcto siempre lo mantendrá a la vanguardia mientras establece sus objetivos comerciales. También lo diferenciará de sus competidores. Otra ventaja de tener un buen plan de comunicación con canales específicos es que lo ayudará a mitigar los problemas a medida que ocurran.
#4 Objetivo de comunicación
Con cada plan de comunicación, tiende a lograr un cierto punto de referencia. El objetivo de la comunicación comprende el resultado previsto de su cadena de mensajes. Básicamente, las empresas establecen estos objetivos como hitos específicos y cuantificables que deben alcanzarse en un marco de tiempo específico. No tienes que preocuparte por lograr resultados si planificas las metas con anticipación. Por eso, el objetivo de comunicación es una parte clave de todos los niveles del plan de comunicación que elabore para su organización.
La estrategia aquí es establecer objetivos que sean específicos (lograr suscripciones para un nuevo producto), medibles (100,000 suscripciones), alcanzables (no infinitos y más allá), relevantes (lograr los resultados que planea según el negocio) y con límite de tiempo ( 100.000 suscripciones en ocho meses), o SMART, por así decirlo. Con el establecimiento de tales metas, sus objetivos se vuelven claros. Si elabora un plan de comunicación, debe tener estos objetivos claramente definidos.
#5 Criticidad del mensaje
Ahora suponga que un anuncio que publica ha provocado muchas reacciones negativas por su tono. En esa situación, la forma en que responda a esa reacción negativa muestra el carácter de su empresa. En un plan de comunicación, la urgencia del mensaje que lanzas se refleja en ese carácter. Por tanto, el nivel de criticidad o urgencia del mensaje también forma parte fundamental del plan de comunicación de una empresa. Con cada nivel de criticidad, puede asignar un cierto nivel de acción a tomar para abordar también una posible situación de riesgo. Tener tales niveles ayuda a resolver las quejas más rápidamente, ya que cada mensaje es dirigido por un empleado designado de la empresa. La comunicación optimizada ayuda a que los procesos comerciales sean más fluidos.
#6 Remitente del mensaje
Una vez que haya indicado un nivel de criticidad para un mensaje, debe designar a una persona para que transmita ese mensaje a través del canal de comunicación adecuado. Por tanto, un plan de comunicación debe tener una columna “Remitente” para cada tipo de mensaje. Idealmente, los mensajes con alta urgencia deben asignarse al nivel superior de la gestión. Si tiene una fuerte interacción en las redes sociales de la alta dirección o el CEO con la audiencia, entonces ellos pueden abordar los mensajes de alta criticidad. Esto resulta útil cuando un riesgo particular puede dañar la reputación de la empresa. Tener una persona designada para manejar los puntos de comunicación puede permitir una mejor gestión de riesgos y reputación.
#7 Frecuencia de mensajes
Una vez que hayas decidido cómo vas a abordar una situación con el plan de comunicación, la idea es decidir con qué frecuencia difundirás el mensaje. Por ejemplo, para el lanzamiento de un producto, puede comenzar publicando videos e imágenes de adelanto en las redes sociales. Esto generará el compromiso sobre su producto. A partir de entonces, puede pasar a una mayor frecuencia de publicaciones sobre las características y los anuncios del producto. Una vez que decidas la frecuencia en tu plan de comunicación, podrás desarrollar tus campañas publicitarias y de divulgación de una manera más ágil.
Mientras decide la frecuencia, debe tener en cuenta que la frecuencia también depende de la influencia de cada mensaje enviado a la audiencia. Si la frecuencia es alta, debe programar sus mensajes para no abrumar a la audiencia al respecto. Al utilizar un modo de comunicación no electrónico, debe apuntar a un período de tiempo específico para que su audiencia conozca su producto.
Importancia del plan de comunicación
¡Ahora, a la pregunta apremiante! ¿Por qué tu empresa necesita un plan de comunicación? ¿Qué hará un plan de comunicación para una nueva empresa tecnológica? ¿O qué importancia tiene para una gran empresa que recién comienza con su presencia en las redes sociales? La respuesta es simple. La comunicación es el oxígeno metafórico de una empresa. Si lo miramos desde el punto de vista de los clientes, tener un plan de comunicación ágil te ayuda a mantener una conexión metódica con ellos. Contar con un plan de comunicación te brinda las siguientes ventajas:
- Da estructura a su flujo de trabajo: Claramente, tener un plan de comunicación coloca el flujo de trabajo de su organización en un molde estratégico. Toma sus esfuerzos de aleatorios a enfocados. Y estos esfuerzos enfocados permiten operaciones más fluidas y mejores logros.
- Hace que su fuerza laboral sea inclusiva y creativa: Designar empleados para cada nivel de un plan de comunicación lo ayuda a hacer que la fuerza laboral sea más inclusiva y llena de ideas variadas para abordar una situación. ¿Tiene un problema general relacionado con el lanzamiento de un producto? Traiga al gerente y al pasante al plan de comunicación para tener tantas ideas como pueda.
- Le ayuda a gestionar los riesgos: ¿ Un tweet mordaz de un cliente descontento? ¿Cómo garantizará una acción rápida? Asegurándose de que el administrador de redes sociales sepa a quién transmitir esta información y qué pasos seguir para abordar la queja del cliente. Ahí es donde un plan de comunicación preciso triunfa sobre un sistema desorganizado. Y dado que ningún negocio funciona sin riesgos, tiene sentido tener una herramienta para abordar todos los niveles de riesgo que pueda encontrar en línea o fuera de línea.
- Mejora la imagen de tu marca: Tener un plan de comunicación para interactuar con tu audiencia genera confianza en el cliente. Dado que tanto la generación moderna como la anterior buscan una solución a sus problemas en línea, un régimen de comunicación mejorará la imagen de su marca, independientemente de si se está acercando al lado B2B o B2C. Un plan de comunicación también lo distingue de la competencia en materia de participación y retención de clientes.
- Establece puntos de referencia de calidad: Y por puntos de referencia, nos referimos a entidades medibles que rigen cómo opera sus canales de comunicación internos y externos. Un plan de comunicación también asegura la perfecta integración de los empleados en un sistema viable de autogestión. Los roles asignados facilitan que cada nivel del plan de comunicación cumpla con sus KRA dentro de la organización.
Comience con algunas de nuestras plantillas de planes de comunicación más descargadas
¡Es hora de poner las cosas en orden! Tener un plan de comunicación bien estructurado puede facilitar tus tareas. Por lo tanto, enumeramos aquí cinco de nuestras plantillas de planes de comunicación más descargadas que han cambiado la dinámica para nuestros clientes. Pruébelos e incorpórelos a su estrategia de comunicación para obtener los mejores resultados.
Plantilla 1
La belleza de esta plantilla de plan de comunicación es que reúne todos los componentes necesarios en una forma tabulada que es fácil de seguir. Entonces, cuando necesite implementar su estrategia de comunicación para una transmisión fluida de los mensajes de la empresa, simplemente marque los componentes según sus requisitos y ponga en marcha este plan. Será fácil de ejecutar para sus ejecutivos, así como para la capa gerencial.
Plantilla 2
¿Quiere una plantilla de estrategia de comunicación funcional con la que pueda comenzar de inmediato? Pruebe esta plantilla sucinta que también es de las que las empresas han amado. De hecho, los componentes principales se destacan para que pueda realizar un seguimiento. Puede imprimir este plan para que incluso un profano entienda quién está comunicando qué a quién. También tiene en cuenta los entregables para permitirle lograr sus objetivos sin problemas.
Plantilla 3
Si lo tuyo es lo mínimo y colorido, entonces incluye esta estrategia de comunicación 'directa al negocio' que ha aparecido en nuestra lista de 'más descargados'. Puede transmitir la visión futura de su negocio y asuntos financieros mientras mantiene a su equipo al día con lo que se espera de ellos. La imagen simple es fácil de seguir e implementar. Presente a sus nuevos empleados la forma en que funcionan las cosas con esta plantilla.
Plantilla 4
¿Qué es más descifrable que líneas y líneas de texto? ¡Un gráfico de tres etapas, por supuesto! El problema es que puede especificar los puntos de comunicación en este plan predictivo para sus esfuerzos de marketing. Será fácil para su equipo incorporarlo a su funcionamiento diario. Haga que su flujo de trabajo sea más definitivo y atractivo para un esfuerzo de comunicación fructífero. Esta plantilla, al igual que las que aparecen en la lista, es completamente editable para que pueda tener planes personalizados para la transmisión de información.
Plantilla 5
Capture la esencia del desarrollo de productos pioneros con este elaborado esquema de comunicación del proyecto. Esta plantilla sirve para detallar la estrategia de comunicación en cada nivel de desarrollo del proyecto. Puede usar esta plantilla para delinear todos los componentes que necesita para ejecutar una estrategia comercial exitosa. También puedes quitar las diapositivas de gráficos que no necesites (es 100% editable).
Así que ahí lo tienes. Comience con procesos comerciales sin esfuerzo al tener cualquiera de las plantillas de plan de comunicación enumeradas. También puede utilizar nuestros servicios de diseño si necesita ayuda para obtener un plan de comunicación con un corte fino.
