Warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist, einen Kommunikationsplan zu haben

Erinnern Sie sich an die Zeit, als der beliebte Fast-Food-Riese KFC negative Bewertungen von Kunden auf Twitter bezüglich seiner neuen Pommes nutzte, um stattdessen die Pommes zu verbessern und zu bewerben? Die Werbekampagne sammelte eine solche Medienleistung, dass sie KFC (nicht einmal im Entferntesten bekannt für seine Pommes) zu einem kreativen Werbetreibenden machte, dem andere Marken nacheifern. Eine Idee, die so köstlich ist, dass man sie mit den Fingern lecken kann, oder?

Aber wissen Sie, was hinter dem Steuer eines so umwerfenden Schritts von Unternehmen der Größe von Kentucky Fried Chicken vor sich geht? Wer entscheidet und implementiert diese Nachrichtenweiterleitung, die uns letztendlich online oder über personalisierte E-Mails erreicht? Was steckt hinter solchen Entscheidungen, das große Konzerne dazu bringt, diese Botschaften mit solcher Präzision und Wirkung zu verbreiten? Ein gut durchdachter Kommunikationsplan, das ist was!

Für Uneingeweihte ist ein Kommunikationsplan der Fahrplan, über den Ihre Botschaft an die beabsichtigten Interessengruppen übermittelt wird. Der Plan zeigt, wer die Nachricht kommuniziert, an wen sie übermittelt wird und über welchen Kommunikationskanal. Für jedes Unternehmen, egal ob es ein neues Produkt auf den Markt bringt oder sich über soziale Medien entschuldigt, um eine Gegenreaktion seiner Anhänger hinzunehmen, kann ein sorgfältig strukturierter Kommunikationsplan das Markenimage verbessern oder zerstören (oder auch Klagen vermeiden!). Tatsächlich ist ein Kommunikationsplan das wichtigste Zahnrad für seine Funktion als Marke.

Da Marken und Unternehmer in unserem täglichen Leben Wellen schlagen, können wir nicht leugnen, wie zwingend es für jedes funktionierende Unternehmen ist, einen Kommunikationsplan zu nutzen, um eine effektive Übermittlung von Botschaften durchzuführen und ihre Markenpräsenz zu verbessern. Ein Kommunikationsplan hat nicht nur die Macht, Medienwirkung zu erzielen, sondern hilft auch dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen, die zur Kundenbindung und -bindung beitragen. Wir werden das Was, Wie und Warum des Kommunikationsplans in diesem Blog besprechen (es gibt auch fünf unserer beliebtesten Vorlagen zum Herunterladen). Weiter lesen:

Bestandteile eines Kommunikationsplans

Das Protokoll ist das Lebenselixier jeder Art von Organisation. Ein umfassender Kommunikationsplan validiert solche Protokolle für die Reaktion auf alle Aktivitäten, die die Organisation betreffen. Je schärfer der Kommunikationsplan, desto besser die Weiterentwicklung von Unternehmenshandeln und -werten. Ein Kommunikationsplan ist ein wichtiger Katalysator für die Markenkommunikation und besteht aus den folgenden Komponenten:

#1 Unternehmensbotschaft

Die größte Einheit eines Kommunikationsplans ist die Unternehmensbotschaft. Es steht für die Aussage, die ein Unternehmen in Bezug auf eine bestimmte Tätigkeit des Unternehmens abgeben möchte. Im Grunde ist es etwas, wofür ein Unternehmen steht und was es mit seinen Bemühungen und Werten tut. Ihre Firmenbotschaft kann mit einem Kommunikationsplan effektiv übermittelt werden. Es wird den entsprechenden Stakeholdern mitteilen, was in Bezug auf eine bestimmte Situation des Unternehmens passieren wird. Bevor Sie eine richtige Unternehmensbotschaft verfassen, müssen Sie alle Aspekte eines bestimmten Ereignisses im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen in Augenschein nehmen. Schauen Sie sich zum Beispiel diesen einfachen Plan aus unserer Sammlung an:

Informationsrelais-Vorlage

Wenn es sich beispielsweise um eine Produkteinführung handelt, müssen Sie die verschiedenen Ebenen der Organisation für die Benachrichtigung gemäß Ihrem Kommunikationsplan kennzeichnen. Wenn Sie das Produkt auf den Markt bringen, müssen Sie der Zielgruppe mitteilen, was Ihre Absichten in Bezug auf das Produkt sind und wie es wirken wird. Meistens können Sie schon lange vor der Produkteinführung eine Unternehmensbotschaft entwerfen. Wenn Sie andererseits bei Ihrem Service einmal ins Stocken geraten sind, müssen Sie die Dinge mit einer angemessenen Entschuldigung (falls zutreffend) in Ordnung bringen und dann die Kundenreaktion abschätzen. Solche Antworten lassen sich nur hervorrufen, wenn Sie über einen robusten und flexiblen Kommunikationsplan verfügen, dessen Layout für die auszuführende Aufgabe spezifisch ist.

#2 Publikum

Wenn Sie einen Kommunikationsplan erstellen, müssen Sie das Publikum im Auge behalten. An wen richten Sie diese Nachricht? Auf wen wirkt sich Ihre Aktion aus? Mit einer klaren Vorstellung von einem Publikum im Hinterkopf können Sie Ihrer Botschaft mit Ihrem Kommunikationsplan Gehör verschaffen. Da Menschen mit Unternehmen mehr über den Online-Modus oder den elektronischen Modus interagieren, wird das Publikum für die Unternehmensbotschaft immer größer und dynamischer. Ein Kommunikationsplan muss also eine beschreibende Vorstellung davon haben, wie man sich um die Bedürfnisse dieses dynamischen Publikums kümmert.

Dafür hat ein Kommunikationsplan einen festgelegten Punkt für den Endpunkt jeder Nachrichtenübertragung. Der Umzug von KFC zum Beispiel sollte das Publikum auf Twitter fesseln, einer globalen Online-Plattform mit der Fähigkeit, Dinge viral oder trendig zu machen. Die beabsichtigte Botschaft, die Pommes zu bewerben, wurde von Twitter generiert und richtete sich zurück an das Publikum auf der sozialen Plattform.

#3 Kommunikationskanal

Wenn wir von der Botschaft und dem Publikum sprechen, muss es einen Kanal geben, um diese Botschaft an dieses Publikum weiterzuleiten. Für ein Unternehmen ist es entscheidend, über elektronische und nicht-elektronische Kommunikationskanäle einen maßgeschneiderten Plan zu haben, der seinen Bedürfnissen entspricht. Mit elektronischer Kommunikation können Sie E-Mails, digitale Inhalte und Social-Media-Plattformen nutzen, um Ihre Botschaft zu übermitteln. Im nicht-elektronischen Modus gibt es Außenwerbung, Zeitungsankündigungen und Broschüren. Bei der Gestaltung eines Kommunikationsplans konzentrieren sich Experten immer auf die Wirkung, die bei der Übermittlung der Nachricht erforderlich ist. Dafür wählen sie die schnelleren und interaktiveren Kanäle wie Social-Media-Plattformen, um das größtmögliche Publikum zu erreichen.

Die Wahl des richtigen Kommunikationskanals wird Sie beim Festlegen Ihrer Geschäftsziele immer voranbringen. Es wird Sie auch von Ihren Mitbewerbern abheben. Ein weiterer Vorteil eines guten Kommunikationsplans mit bestimmten Kanälen besteht darin, dass er Ihnen hilft, Probleme zu mindern, sobald sie auftreten.

#4 Kommunikationsziel

Mit jedem Kommunikationsplan erreichen Sie tendenziell einen bestimmten Benchmark. Das Kommunikationsziel umfasst das beabsichtigte Ergebnis Ihrer Nachrichtenkette. Grundsätzlich legen Unternehmen diese Ziele als spezifische und quantifizierbare Meilensteine fest, die in einem bestimmten Zeitrahmen erreicht werden sollen. Sie müssen sich keine Gedanken über das Erreichen von Ergebnissen machen, wenn Sie die Ziele im Voraus planen. Aus diesem Grund ist das Kommunikationsziel ein wichtiger Bestandteil jedes Kommunikationsplans, den Sie für Ihr Unternehmen entwerfen.

Die Strategie hier besteht darin, Ziele zu setzen, die spezifisch (Erreichen von Anmeldungen für ein neues Produkt), messbar (100.000 Anmeldungen), erreichbar (nicht unendlich und darüber hinaus), relevant (Erreichen der Ergebnisse, die Sie gemäß dem Geschäft planen) und zeitgebunden ( 100.000 Anmeldungen in acht Monaten) oder SMART, wenn Sie so wollen. Mit der Festlegung solcher Ziele werden Ihre Ziele klar. Wenn Sie einen Kommunikationsplan entwerfen, müssen diese Ziele klar definiert sein.

#5 Nachrichtenkritikalität

Nehmen wir nun an, eine von Ihnen geschaltete Anzeige hat aufgrund ihres Tons viel Gegenreaktion hervorgerufen. Wie Sie in dieser Situation auf diese Gegenreaktion reagieren, zeigt den Charakter Ihres Unternehmens. In einem Kommunikationsplan spiegelt die Dringlichkeit der Botschaft, die Sie aussenden, diesen Charakter wider. Daher bildet auch die Kritikalitäts- oder Dringlichkeitsstufe der Nachricht einen wichtigen Teil des Kommunikationsplans eines Unternehmens. Mit jeder Kritikalitätsstufe können Sie eine bestimmte Aktionsstufe zuweisen, die ergriffen werden soll, um auch einer potenziell riskanten Situation zu begegnen. Das Vorhandensein solcher Ebenen hilft bei der schnelleren Behebung von Beschwerden, da jede Nachricht von einem bestimmten Mitarbeiter des Unternehmens bearbeitet wird. Optimierte Kommunikation unterstützt reibungslosere Geschäftsprozesse.

#6 Absender der Nachricht

Sobald Sie eine Kritikalitätsstufe für eine Nachricht angegeben haben, müssen Sie eine Person ernennen, die diese Nachricht über den entsprechenden Kommunikationskanal weiterleitet. Daher muss ein Kommunikationsplan für jeden Nachrichtentyp eine Spalte „Absender“ haben. Idealerweise sollten die Meldungen mit hoher Dringlichkeit der obersten Managementebene zugeordnet werden. Wenn Sie eine starke Social-Media-Interaktion des oberen Managements oder des CEO mit dem Publikum haben, können Nachrichten mit hoher Kritikalität von ihnen angesprochen werden. Dies ist praktisch, wenn ein bestimmtes Risiko dem Ruf des Unternehmens schaden kann. Wenn eine bestimmte Person die Kommunikationspunkte verwaltet, kann dies ein besseres Risiko- und Reputationsmanagement ermöglichen.

#7 Nachrichtenhäufigkeit

Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie eine Situation mit dem Kommunikationsplan angehen wollen, müssen Sie entscheiden, wie oft Sie die Nachricht veröffentlichen. Zum Beispiel können Sie für eine Produkteinführung damit beginnen, Teaser-Videos und Bilder in sozialen Medien zu veröffentlichen. Dies wird das Engagement für Ihr Produkt generieren. Danach können Sie zu einer größeren Häufigkeit von Beiträgen über die Produktfunktionen und Werbung übergehen. Sobald Sie die Häufigkeit in Ihrem Kommunikationsplan festgelegt haben, können Sie Ihre Werbe- und Outreach-Kampagnen straffer entwickeln.

Während Sie die Häufigkeit festlegen, müssen Sie darauf achten, dass die Häufigkeit auch vom Einfluss jeder an das Publikum gesendeten Nachricht abhängt. Wenn die Häufigkeit hoch ist, müssen Sie Ihre Nachrichten so planen, dass Sie das Publikum nicht damit überfordern. Wenn Sie nicht-elektronische Kommunikationsmittel verwenden, müssen Sie eine bestimmte Zeitspanne anvisieren, um Ihr Publikum über Ihr Produkt zu informieren.

Bedeutung des Kommunikationsplans

Nun zur drängenden Frage! Warum braucht Ihr Unternehmen einen Kommunikationsplan? Was bringt ein Kommunikationsplan für ein neues Tech-Startup? Oder wie wichtig ist es für ein großes Unternehmen, das gerade mit seiner Präsenz in den sozialen Medien beginnt? Die Antwort ist einfach. Kommunikation ist der metaphorische Sauerstoff für ein Unternehmen. Wenn wir es vom Standpunkt der Kunden aus betrachten, hilft Ihnen ein agiler Kommunikationsplan dabei, eine methodische Verbindung zu ihnen aufrechtzuerhalten. Ein Kommunikationsplan bietet Ihnen folgende Vorteile:

Es gibt Ihrem Arbeitsablauf Struktur: Ein Kommunikationsplan verleiht Ihrem Unternehmensablauf eindeutig eine strategische Form. Es dauert Ihre Bemühungen von zufällig zu konzentriert. Und diese konzentrierten Bemühungen ermöglichen einen reibungsloseren Betrieb und bessere Ergebnisse.
Es macht Ihre Belegschaft integrativ und kreativ: Die Bestimmung von Mitarbeitern für jede Ebene eines Kommunikationsplans hilft Ihnen, die Belegschaft integrativer und voller vielfältiger Ideen zu machen, um eine Situation anzugehen. Haben Sie ein allgemeines Problem bezüglich einer Produkteinführung? Binden Sie sowohl den Vorgesetzten als auch den Praktikanten in den Kommunikationsplan ein, um so viele Ideen wie möglich zu haben.
Es hilft Ihnen, Risiken zu managen: Ein vernichtender Tweet von einem verärgerten Kunden? Wie stellen Sie sicher, dass umgehend gehandelt wird? Indem sichergestellt wird, dass der Social-Media-Manager weiß, an wen er diese Informationen weiterleiten muss und welche Schritte zur Bearbeitung der Kundenbeschwerde erforderlich sind. Hier übertrumpft ein präziser Kommunikationsplan ein unorganisiertes System. Und da kein Geschäft ohne Risiken läuft, ist es sinnvoll, ein Tool zu haben, mit dem alle Risikostufen angegangen werden können, denen Sie online oder offline begegnen können.
Es verbessert Ihr Markenimage: Ein Kommunikationsplan für die Interaktion mit Ihrem Publikum schafft Vertrauen bei den Kunden. Da sowohl die moderne als auch die ältere Generation online nach Lösungen für ihre Probleme suchen, wird ein Kommunikationsprogramm Ihr Markenimage verbessern, unabhängig davon, ob Sie sich der B2B- oder B2C-Seite nähern. Ein Kommunikationsplan hebt Sie auch in Sachen Kundenbindung und -bindung von der Konkurrenz ab.
Es setzt Qualitätsmaßstäbe: Und mit Benchmarks meinen wir messbare Größen, die bestimmen, wie Sie Ihre internen und externen Kommunikationskanäle betreiben. Ein Kommunikationsplan sorgt zudem für eine nahtlose Einbindung der Mitarbeiter in ein funktionierendes Selbstmanagementsystem. Zugewiesene Rollen erleichtern es jeder Ebene des Kommunikationsplans, ihre KRAs innerhalb der Organisation umzusetzen.

Beginnen Sie mit einigen unserer am häufigsten heruntergeladenen Vorlagen für Kommunikationspläne

Zeit Ordnung zu schaffen! Ein gut strukturierter Kommunikationsplan kann Ihre Aufgaben erleichtern. Daher listen wir hier fünf unserer am häufigsten heruntergeladenen Vorlagen für Kommunikationspläne auf, die die Dynamik für unsere Kunden verändert haben. Probieren Sie diese aus und integrieren Sie sie in Ihre Kommunikationsstrategie, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Vorlage 1

Das Schöne an dieser Kommunikationsplanvorlage ist, dass sie alle notwendigen Komponenten in einer leicht verständlichen tabellarischen Form zusammenfasst. Wenn Sie also Ihre Kommunikationsstrategie für eine reibungslose Übertragung von Unternehmensbotschaften umsetzen müssen, markieren Sie einfach die Komponenten gemäß Ihren Anforderungen und setzen Sie diesen Plan um. Es wird sowohl für Ihre Führungskräfte als auch für die Führungsebene einfach auszuführen sein.

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Vorlage 2

Möchten Sie eine funktionale Vorlage für eine Kommunikationsstrategie, mit der Sie sofort loslegen können? Probieren Sie diese prägnante Vorlage aus, die auch von Unternehmen geliebt wird. Tatsächlich sind die Hauptkomponenten hervorgehoben, damit Sie den Überblick behalten. Sie können diesen Plan ausdrucken, damit auch ein Laie versteht, wer wem was mitteilt. Es berücksichtigt auch die Ergebnisse, damit Sie Ihre Ziele problemlos erreichen können.

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Vorlage 3

Wenn Ihr Ding minimal und farbenfroh ist, dann nehmen Sie diese Kommunikationsstrategie „direkt zum Geschäft“ auf, die in unserer Liste der „am häufigsten heruntergeladenen“ enthalten ist. Sie können die Zukunftsvision Ihrer geschäftlichen und finanziellen Angelegenheiten vermitteln und gleichzeitig Ihr Team darüber auf dem Laufenden halten, was von ihm erwartet wird. Das einfache Bild ist leicht nachzuvollziehen und umzusetzen. Machen Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit dieser Vorlage mit der Funktionsweise vertraut.

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Vorlage 4

Was ist besser zu entziffern als zeilenweise Text? Eine dreistufige Grafik natürlich! Der Haken an der Sache ist, dass Sie in diesem Vorhersageplan die Kommunikationspunkte für Ihre Marketingbemühungen angeben können. Es wird für Ihr Team einfach sein, es in seine tägliche Arbeit zu integrieren. Gestalten Sie Ihren Workflow definitiver und ansprechender für fruchtbare Kommunikationsanstrengungen. Diese Vorlage ist, genau wie die aufgeführten, vollständig bearbeitbar, sodass Sie maßgeschneiderte Pläne für die Informationsweitergabe erstellen können.

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Vorlage 5

Erfassen Sie die Essenz der Entwicklung von Pionierprodukten mit dieser ausführlichen Projektkommunikationsskizze. Diese Vorlage dient dazu, die Kommunikationsstrategie auf jeder Ebene der Projektentwicklung zu detaillieren. Sie können diese Vorlage verwenden, um alle Komponenten zu skizzieren, die Sie für die Umsetzung einer erfolgreichen Geschäftsstrategie benötigen. Sie können auch die Folien von Grafiken entfernen, die Sie nicht benötigen (sie können zu 100 % bearbeitet werden).

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Da haben Sie es also. Beginnen Sie mit mühelosen Geschäftsprozessen, indem Sie eine der aufgeführten Vorlagen für Kommunikationspläne verwenden. Sie können auch unsere Design-Services nutzen, wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Kommunikationsplans mit Feinschnitt benötigen.