0 Comment
Customer Reviews
هل تعرف ما هي مسؤوليتك الأساسية كمدير مشروع؟ حسنًا ، إنه علم وفن تسهيل تنسيق المشروع والاتصال.
ما زلت أفكر كيف؟
اعتبر المشروع على أنه شبكة معقدة من المهام المترابطة. كل إجراء يتخذه فريق واحد يؤثر على الأقسام الأخرى. على سبيل المثال ، يعني المزيد من الإعلانات في إحدى الصحف حدوث تغيير في عبء العمل في قسم التحرير ، حيث توجد مساحة أقل لملءها. ومع ذلك ، فإن مفتاح العمل المتناغم الحقيقي هو أن المعلومات بين القسمين يتم تبادلها في الوقت المحدد.
يؤدي عدم التواصل بين إدارتين أو يترأسهما الفرد إلى سوء تفاهم يؤدي إلى التأخير.
على سبيل المثال ، التغيير في تخطيط الإعلان على الصفحة الأولى ، دون إبلاغ الافتتاحية مسبقًا ، يعني تفويت المواعيد النهائية للطباعة.
تتطلب اتصالات المشروع ، التي تختلف عن ضبط الاتصالات اليومية ، التركيز من كبار موظفي الأعمال. اعثر على الطريقة الأسهل والأكثر ملاءمة للقيام بذلك ، أفضل 5 قوالب لاتصالات المشاريع الخاصة بنا بنقرة هنا.
يعد إنشاء خطة اتصال مبكرًا أفضل طريقة لضمان التواصل السلس. إذا اتخذت هذا الإجراء ، فسيتم التعامل مع مخاطر كبيرة على مشروعك.
يمكن أن يُعزى فشل أي مشروع إلى ضعف التواصل أو إرباكه. ولكن ، من السهل إنشاء خطة اتصالات المشروع الخاصة بك ، بشرط أن يكون لديك قوالب جاهزة يوفرها SlideTeam.
كل قالب من قوالبنا قابل للتخصيص والتعديل بنسبة 100٪. توفر لك طبيعة المحتوى الجاهز البنية اللازمة ، بينما تعني ميزة إمكانية التحرير أنه يمكنك تخصيصها وفقًا لاحتياجات وتفضيلات العميل أو الجمهور المحدد.
دعونا نستكشف هذه القوالب الآن!
النموذج 1: حزمة إدارة الاتصالات خطة اتصالات إدارة المشروع
يعد قالب PPT هذا أحد أكثر الأدوات فعالية لضمان التواصل المثالي خلال المشروع وتقديم عمليات سلسة في نفس الوقت. استخدم هذا التخطيط لعرض المخرجات الرئيسية جنبًا إلى جنب مع الجداول الزمنية والأوصاف وطرق التسليم والمالكين المعينين. لا يؤدي عرض هذه الأساسيات إلى تعزيز خطة الاتصال الخاصة بك فحسب ، بل يساعدك أيضًا في تقديم عرض تقديمي مؤثر وبالتالي المساعدة في تنسيق المشروع. احصل على قالب العرض هذا على الفور!
النموذج 2: اتصالات المشتريات تكامل مثلث إدارة المشروع
تعمل الفرق والإدارات ذات الكفاءات والثقافات المتنوعة في مشروع واحد. لذلك ، لا يمكن إدارة أي مشروع بكفاءة إلا إذا كانت اتصالاتهم الداخلية واتصالاتهم الخارجية قوية. يمكن الاحتفاظ بجميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة إذا كانت خطة الاتصال الخاصة بالمشروع فعالة. يسلط قالب تكامل مثلث إدارة المشروع هذا الضوء على التكلفة والوقت والموارد البشرية والمخاطر والجودة ونطاق المشروع بحيث يكون لجميع الفرق نفس النظرة الشاملة للعملية والهدف. يمكنك أيضًا تقديم كيف يمكن لعمليات التكامل والمشتريات والاتصالات أن تساعد الفريق في العمل على هذه الجوانب والتأكد من أن المشروع يحقق جميع أهدافه. قم بتنزيله على الفور!
النموذج 3: خطة اتصالات إدارة المشروع في المنظمة
فيما يلي نموذج مثالي آخر يبرز أهمية خطة اتصالات إدارة مشروع جيدة الإعداد في أي عمل تجاري. من المهم صياغة خطة اتصال مناسبة من شأنها أن تساعد في مشاركة المعلومات وتحديث جميع الأعضاء المرتبطين بهذا المشروع بعينه. انشر هذا النموذج وقدم خطة الاتصال الخاصة بالمشروع ، لا سيما توضيح مدى تكرار الاجتماعات التي ستعقد بها ، وقناة الاتصالات خلال المشروع.
يمكنك عرض عدد المرات التي يتواصل فيها أعضاء مجلس الإدارة والمساهمون والمديرون التنفيذيون ومديرو المشاريع والموظفون ، أي أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. أيضًا ، قم بتحديث طرق الاتصال مع كل واحد منهم ، أي عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات أو الموقع الإلكتروني أو الاجتماعات. يمكنك أيضًا تحديث حالة كل اتصال في قالب العرض التقديمي هذا والتأكد من أن مشاركة المجموعة المستهدفة على المسار الصحيح.
النموذج 4: معالجة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بإدارة سلامة مشروع الاتصالات المتكررة
فحص الجودة أمر بالغ الأهمية لإدارة المشاريع الناجحة. يمكنك الاحتفاظ بالعميل ، فقط إذا كنت تقوم بتسليم المشاريع بأقصى درجات الجودة والدقة. للحفاظ على جودة المشروع والإشراف عليها ، ستحتاج إلى معالجة معايير وطرق الاتصال المتكرر ، وهذا هو السبب في أننا قمنا بصياغة هذا النموذج من أجلك. استخدم قالب العرض التقديمي هذا وأنواع الاجتماعات الحالية ، والأعضاء الرئيسيين المعنيين ، والتكرار والوضع ، أي عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت. هذا من شأنه أن يعزز التواصل بشكل أفضل بين أعضاء الفريق ويساعدك في الحفاظ على معايير الاتصال طوال مدة المشروع.
النموذج 5: بداية مشروع تكنولوجيا المعلومات الفعال تحديد عملية إدارة اتصالات المشروع
تشارك العمليات ذات المدة والجودة والأهداف المتنوعة في تحديد خطط إدارة اتصالات المشروع. استخدم قالب العرض التقديمي هذا لإبراز خمس خطوات رئيسية للاتصال بالمشروع بما في ذلك التهيئة والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإغلاق الإداري في التواصل مع أصحاب المصلحة. يمكنك أيضًا عرض استراتيجية الاتصال والهيكل التنظيمي لاتصالات المشروع خلال المرحلة الأولية وأصحاب المصلحة في المشروع والأساليب والأدوات ومحتوى الاتصال أثناء مرحلة التخطيط. تثقيف جمهورك حول كيفية إدارة المهارات ومشاركة وتوزيع المعلومات أثناء مرحلة التنفيذ ؛ تقرير حول الإدارة في مرحلة الرقابة وكيف أن التحكم في المستندات أثناء الإغلاق الإداري سيساعدهم في تحديد خطة محتملة لإدارة اتصالات المشروع.
كن فعالاً ، يعني العمل!
أساس كل مشروع هو التواصل. هذا هو التواصل الفعال. يمكنك التأكد من أن أوراق مشروعك واتصالاتك وبياناتك وإحصاءاتك موجزة وغنية بالمعلومات قدر الإمكان من خلال نشر قوالب إدارة مشروع الاتصالات المنسقة من قبل الخبراء. توضح هذه القوالب كيف ستتواصل مع فرق المشروع وأصحاب المصلحة بحيث يتم فهمها بشكل صحيح وتوجيهها نحو الشخص المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، سيسمح لك استخدام قوالب إدارة مشروع الاتصال بتسجيل الأهداف والجماهير المستهدفة وأساليب الاتصال وقنوات الاتصال والتردد والأهم في تحديد عملية الاتصال بالمشروع.
أفضل الأخبار بالنسبة لك هي أنه يمكنك تعديلها وتخصيصها وفقًا لاحتياجات مشروعك وخطة الاتصال. بماذا تفكر؟ تصرف وانقر الآن للحصول على هذه النماذج وإنشاء طريقة جديدة للتواصل الفعال والعمليات السلسة والمشاريع الناجحة مع أي فوضى وسوء إدارة.
أسئلة وأجوبة حول إدارة مشروع الاتصالات
ما هي إدارة مشروع الاتصالات؟
يقضي معظم وقت مدير المشروع في التفاعل مع الفريق والعملاء الآخرين ، سواء داخل المنظمة أو خارجها. الهدف من إدارة مشروع الاتصال هو التأكد من أن الرسائل المناسبة وذات الصلة يتم توصيلها واستلامها وفهمها من قبل الجمهور المناسب. أحد مجالات المعرفة الأساسية المدرجة في PMBOK (مجموعة إدارة المشاريع المعرفية) هي إدارة اتصالات المشروع.
ما هي العمليات الرئيسية الثلاث في إدارة اتصالات المشروع؟
يتم تضمين الأنشطة اللازمة لضمان التخطيط المناسب والسليم ، والتجميع ، والتطوير ، والتشتت ، والحفظ ، والوصول ، والإشراف ، والمراقبة ، والتصرف النهائي لمعلومات المشروع في إدارة اتصالات المشروع. فيما يلي ثلاث عمليات رئيسية لإدارة اتصالات المشروع:
- التخطيط: هذا هو إنشاء استراتيجية وخطة مناسبة لاتصالات المشروع فيما يتعلق باحتياجات المعلومات ومطالب أصحاب المصلحة بما يتماشى مع الموارد التنظيمية المتاحة.
- الإدارة: تتكون هذه العملية من إنتاج ، وجمع ، ونشر ، وحفظ ، والوصول ، والتخلص في النهاية من معلومات المشروع التي تتوافق مع خطة إدارة الاتصالات.
- السيطرة: نشاط مراقبة وتنظيم التفاعل طوال دورة حياة المشروع الكاملة لضمان تلبية متطلبات المعلومات لأصحاب المصلحة في المشروع.
ما هي الأشياء الخمسة اللازمة لضمان نجاح إدارة اتصالات المشروع؟
تشمل إدارة اتصالات المشروع استراتيجيتك للتعامل مع كل مكون من مكونات اتصالات المشروع ، بما في ذلك تقارير الحالة ورسائل البريد الإلكتروني ومؤتمرات الفريق ومحاضر الاجتماعات. يؤدي كل منهما وظيفة مميزة ، ويأخذان معًا المشروع من الفكرة إلى النهاية.
فيما يلي المكونات الخمسة الرئيسية لهذه الصلصة السرية:
- بداية
- تنظيم
- إشراف
- تنفيذ
- خاتمة
يبني التواصل الفعال جسرًا بين اتصالات أصحاب المصلحة الذين قد يكون لديهم أصول تنظيمية متنوعة ودرجات المعرفة ووجهات النظر والاهتمامات خلال جميع المراحل. هذا مهم لأن هذه العوامل تؤثر على كيفية تنفيذ المشروع أو كيف يتحول.
ما هي واجبات مدير مشروع الاتصالات؟
سيكون إكمال المشروع أسهل كثيرًا ، إذا كان بإمكان مدير المشروع شرح رؤية المشروع والتأكد من أن أولئك الذين يعملون في إطاره يفهمونها. سيكون مدير المشروع أكثر كفاءة لجعل مشاريعه تبرز من المنافسة إذا كانت لديه رؤية للمشروع ويمكنه توصيل هذه الرؤية وجعلها حقيقة مشتركة للفريق.
التأكد من أن كل شخص يشارك في هذا المثل الأعلى وأهداف المشروع هو الواجب الأساسي لمدير مشروع الاتصالات. إنهم مسؤولون عن البحث والتحليل لتحديد احتياجات العميل أو الشركة ، وإنشاء خطط اتصال فعالة ، والتنسيق بين الفرق لضمان دقة وفعالية المشاريع ، وتطوير الأهداف والاستراتيجيات ، والتحكم في التكاليف والجداول الزمنية.
