Wie erstellt man ein effektives Projektmanagement-Playbook? (Vorlage enthalten)

Was ist ein Projektmanagement-Playbook?

 

Playbook, das die Projektentwicklung auf Kurs hält und die Agenda aus Projektplan, Statusbericht und Ressourcenmatrix vereint. Es wird als Projektmanagement-Playbook bezeichnet.

 

 

Via Giphy

 

 

Sehen Sie sich dieses Playbook für effizientes Projektmanagement an, das Sie bei der Definition, Zuweisung und Überwachung von Projektaktivitäten anleitet. Außerdem hilft das Playbook dabei, das Problem zum richtigen Zeitpunkt anzuzeigen, indem es neben der Aufgabe ausgelöst wird.

 

 

 

Was ist der Zweck des Projektmanagement-Playbook?

 

Das Playbook definiert die vollständigen Richtlinien und bereitet sie gleichzeitig für das Projektmanagement in der Organisation vor. Es hilft Managern und Stakeholdern, verschiedene Aufgaben, Dauern, Ergebnisse, Projektlebenszyklen usw. zu verstehen.

 

Darüber hinaus gibt ein solches Playbook für Projekte ihnen eine Richtung vor, die ihnen eine Führung bei der termingerechten Erledigung der Arbeit bringt. Daher gibt es viele wesentliche Elemente, die bei der Verwaltung von Projekten gebührende Sorgfalt und Beachtung erfordern.

 

Von nun an stellt Ihnen unser fertiges Projektmanagement-Playbook Dashboards, Matrizen usw. zur Verfügung, um die beste Arbeit zu leisten.

 

 

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines aufschlussreichen Projekt-Playbook für 2022

 

Der Entwurf des Projektmanagement-Playbooks besteht aus fünf wesentlichen Phasen. Werfen wir einen abschließenden Blick auf alle.

 

# Stufe 1 – Projektinitiierung

Es ist der erste und wichtigste Schritt, um ein Projekt zu starten. Sammeln und zeigen Sie in dieser Phase Informationen darüber, warum Ihr Unternehmen dieses Projekt durchführen möchte. Welchen Wert bietet es Ihrem Unternehmen? Die Projektinitiierung bietet die Grundlage für Ihr Geschäftsprojekt, und daher führt der Projektmanager Machbarkeits- und Finanzstudien durch.

 

 

# Stufe 2 – Projektplanung

Es ist die zweite Phase für Ihr Playbook und enthält viele Matrizen, die Ergebnisse und durchzuführende Aktivitäten beschreiben. Die Planung kann per Software oder manuell erfolgen und bezieht sich auf Gantt-Diagramme für die Projektumgebung. Die Projektplanungsphase berichtet über den Fortschritt und definiert jede Aufgabe, um das Projekt in einem bestimmten Zeitraum abzuschließen.

 

 

# Stufe 3 – Projektausführung

Die dritte in das Playbook aufzunehmende Projektmanagementphase bestimmt den Projektstatusbericht zur Verwaltung des Fortschritts. Darüber hinaus wird anhand eines Protokolls hervorgehoben, wie Projektänderungsanforderungen behandelt werden. Richtlinien für die Ausführung jeder Aufgabe und Aktivität mit standardisierten Ergebnissen werden im Playbook gezeigt.

 

 

# Stufe 4 – Projektkontrolle

Es ist die vierte Phase des Projektmanagements und verfolgt wichtige Meilensteine, um den Fortschritt des Projekts sicherzustellen. Folglich bietet unser Playbook ein Dashboard zur Überwachung und Kontrolle von Risikomanagementplänen, um wichtige Projektprobleme zu lösen. Wir haben auch ein Projektqualitätsmanagementprotokoll und eine Zeitplanprüfung für die Verwaltung der Projektaktivitäten aufgenommen.

 

 

# Stufe 5 – Projektabschluss

Es ist die letzte Phase des Projektmanagement-Playbooks. Es befasst sich mit gewonnenen Erkenntnissen für die Bewertung nach dem Projekt, legt eine Checkliste nach dem Projektabschluss fest, hebt Projektabnahmedokumente hervor, um eine erfolgreiche Genehmigung sicherzustellen usw.

 

 

 

Welche Folien sollten beim Verfassen eines kompetenten und besten Projektmanagement-Playbooks enthalten sein?

 

Dies kann ein komplexer Prozess sein, aber es kann sich lohnen, wenn Sie die richtigen Richtlinien für Ihr Projektmanagement-Playbook erhalten.

 

Wenn Sie die Verantwortung für die Suche nach dem Wesentlichen nicht übernehmen möchten, können Sie auf ein kompetentes und vorgefertigtes Playbook zurückgreifen, das zu 100 % editierbar ist.

 

Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Projekte auf Kurs zu bringen.

 

Schauen Sie sich an, was für Ihr Spielbuch von entscheidender Bedeutung ist!

 

 

Folie 1: Projektmanagement-Playbook – Titelseite

Beginnen Sie Ihre Playbook-Präsentation mit einem kompetenten und aufschlussreichen Deckblatt. Es wird Ihren Playbook-Titel und Firmennamen mit einem bemerkenswerten Bild präsentieren.

 

Daher zeigt diese Folie den Titel, dh Project Management Playbook, und Ihren Firmennamen an.

 

Erzählen Sie dem Publikum eine Geschichte über den Grund für die Notwendigkeit eines Playbooks und die notwendigen Richtlinien, die befolgt werden müssen. Steigern Sie ihr Interesse an Ihnen von diesem Präsentationspunkt aus.

 

Danach können Sie mit den Hauptelementen Ihres Playbooks und der Agenda des Projektmanagement-Playbooks beginnen.

 

 

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Folie 2: Adressierung der Charta des Project Management Office

Beginnen Sie jetzt mit der Präsentation wesentlicher Richtlinien für das Playbook. Um ein Projektmanagement-Playbook in Ihrem Unternehmen zu erstellen, muss man all diese Elemente hervorheben, die wir in dieser Vorlage für Sie zusammengestellt haben.

 

Daher enthält diese Folie Informationen zur Charta des Projektmanagementbüros in Bezug auf den Zweck, die Mission des PMO, die Ziele des PMO usw.

 

Darüber hinaus hat die Projektmanagement-Charta folgende Ziele:

 

• Bereiten Sie die Reife des Projektmanagements im gesamten Unternehmen vor
• Vollständige Implementierung des Projektportfoliomanagementsystems
• Erfolgreiche End-to-End-Projektabwicklung
• Projektteam betreuen und anleiten, um Best Practices für das Projektmanagement sicherzustellen usw.

 

Ebenso kann man Details seiner PMO-Charta auf der Folie für die Suche nach Investitionen hinzufügen.

 

 

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Folie 3: Verwalten mehrerer Projektportfolios für die Initiierung

Kommen Sie direkt zum Diskussionspunkt Ihres Pitch Decks. Da Unternehmen viele Projekte gleichzeitig durchlaufen. Daher müssen sie jedes Projekt im Auge behalten.

 

Daher zeigt diese Folie, wie mehrere Projektportfolios für die Initiierung verwaltet werden. Es gibt viele Dinge, von denen vollständige Statistiken abhängen. Diese Grundlagen können sein:

 

• Ressourcen, Zeitplan
• Budget, Risiko
• Wert,
• Projektleiter, Projektinhaber usw.

 

Folglich kann man diese Details mit ihren Prioritäts- und Statusrichtlinien mit dem Namen des Projekts präsentieren. All diese Informationen stellen sicher, dass sich das Projekt der Fertigstellung nähert, und zeigen dem Betrachter alle Nebeninformationen deutlich an.

 

 

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Folie 4: Charta für Projektübersicht festlegen

Jetzt kommen die Charta-Details für einen umfassenden Überblick über das Projekt. Daher enthält diese Folie Informationen zum Projektauftrag, der einen kurzen Überblick über Folgendes gibt:

 

• Wie das Projekt durchgeführt wird
• Einbeziehung der Interessengruppen usw.

 

Darüber hinaus hebt die Projektcharta den Projektnamen, das Datum des Projektbeginns, das Fertigstellungsdatum und die damit verbundenen kritischen Personen hervor, wie zum Beispiel:

 

• Sponsoren, Geschäftsbereichsleiter
• Technischer Leiter, Teammitglied
• Finanzmanager, Projektmanager usw.

 

Außerdem veranschaulicht die Charta die geschäftlichen Anforderungen für die Entwicklung eines Produkts zur effizienten Bearbeitung von Kundenanrufen und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und des Umsatzes. Sie sind:

 

• Projektumfang, Risiken und Probleme
• Leistungen, Annahmen/Abhängigkeiten etc.

 

Ebenso kann man mit diesem Projektauftrag im Playbook Meilensteinpläne anzeigen.

 

 

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Folie 5: Zuordnungsmatrix für Projektaufgaben und Verantwortlichkeiten

Informieren Sie Investoren über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten für verschiedene Projekte in einer der Folien des Playbooks. Daher enthält diese Folie Informationen zur Verantwortungszuweisungsmatrix, die Folgendes umfasst:

 

• Teilnahme verschiedener Personen – VP, Produktmanager, Inhaltsautor, CTO, CEO usw.
• Und damit verbundene Rollen bei der Erledigung von Aufgaben/Leistungen – Ausführung, Planung, Kontrolle usw.

 

Darüber hinaus bezeichnet die Aufgaben-Verantwortungs-Zuordnungsmatrix die Stufen der Rechenschaftspflicht, der Konsultation, der Informiertheit und der Verantwortung. Alle in verschiedenen Farbkreisen.

 

Die Projektaufgaben haben fünf Phasen, und alle haben Unterkategorien Studien, die auch in der Matrix angezeigt werden. Wie Machbarkeits- und Finanzanalysen, Benutzertests, Design-UI, Sprint-Planung usw.

 

 

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Folie 6: Bestimmen Sie den Projektstatusbericht, um den Fortschritt zu verwalten

Als nächstes wird der Fortschritt der Projekte im Playbook hervorgehoben. Das wesentliche Element auf der Folie des Playbooks enthält Informationen zum Projektstatusbericht, der Folgendes berücksichtigt:

 

• Projektfortschritt innerhalb einer bestimmten Dauer
• Verfolgt Schlüsselphasen, Schlüsselrisiken
• Einblicke in Project Management Office Checks usw. geben.

 

Darüber hinaus beleuchtet der Projektstatusbericht das Gesamtbild mit kleinsten Details zu Start- und Endterminen kritischer Phasen. Auch monatsweise Trennung von Kosten, Nutzen, Ressourcen, Risiken, Bereitstellung, Tests, Implementierung, Design, Wartung usw.

 

Der Statusbericht veranschaulicht auch den aktuellen Status des Programms, wichtige Erfolge, nächste Schritte, PMO-Prüfungen, betroffene Stakeholder usw.

 

Ebenso können Sie anhand dieser Richtlinien in Ihrem Playbook einen detaillierten Überblick über den Status Ihres Projekts geben.

 

 

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Folie 7: Risikomanagementplan zum Umgang mit wichtigen Projektbedenken

Man muss einen Risikomanagementplan für seine Projekte in das Playbook aufnehmen. Daher enthält diese Folie Informationen zu einem Risikomanagementplan zur Erkennung und Steuerung von Risiken für:

 

• Erfolgreicher Projektabschluss durch Begrenzung der mit dem Projekt verbundenen Unsicherheiten
• Implementierung von Kontrollinstrumenten, wann immer dies erforderlich ist

 

Um wichtige Projektanliegen zu behandeln, zeigt der Plan folglich den Projektnamen, Projektmanagerdetails, Berichtsdatum usw. an. Außerdem enthält die Matrix Risikobeschreibung, Risikoauswirkung, Schweregrad, Risikobereich, Projektauswirkung, Risikoreaktion, Notfallplan usw .

 

Ebenso ist es am besten, Informationen zur Wahrscheinlichkeit und zum Schweregrad mit einem geeigneten Risikoplan in Ihrem Playbook zu erwähnen.

 

 

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Folie 8: Umgang mit gewonnenen Erkenntnissen für die Bewertung nach dem Projekt

Jetzt müssen Organisationen einen Abschnitt der gewonnenen Erkenntnisse für ihre Evaluierungsphasen nach dem Projekt einbeziehen. Daher bietet diese Folie Informationen für dieselben, die Projektteams bei der Bewertung ihrer Stärken und Schwächen unterstützen.

 

Nehmen Sie daher drei Kategorien in die Matrix auf: Risiko, Umfang und Ressourcen. Erwähnen Sie Einzelheiten zum Namen des Anliegens, Problem, Auswirkung, Gewinn/Problem, Empfehlung/Aktion usw.

 

Ebenso sollte jedes Unternehmen diese Richtlinie als wesentlich für ihre Projektbewertung betrachten, da sie die Lehren für spätere und weitere Projekte aufzeichnet.

 

 

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Folie 9: Bestimmen Sie die Checkliste nach dem Projektabschluss

Diese Folie im Playbook für das Projektmanagement enthält Informationen zur Post-Projekt-Checkliste, die bei der Organisation hilft:

 

• Papierkram
• Verträge und Verwaltungsarbeiten zur Reduzierung des Risikos für Eigentümer, Lieferanten usw.

 

Darüber hinaus enthält die Checkliste nach Projektabschluss Angaben zu:

 

• Projektabschlussplanung
• Vorzeitige Vorbereitung des Projektabschlusses
• Produktübergabe
• Projektbewertung
• Empfehlung zum Projektabschluss etc.

 

Ebenso werden viele Informationen unter jeder Überschrift angezeigt und ihre jeweiligen Kommentare und Status werden erwähnt. Die Checkliste hilft Unternehmen, Projektabschlussdetails effektiv an Stakeholder zu kommunizieren und Verantwortung an Kunden zu übertragen.

 

 

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Folie 10: Bewertung nach dem Projekt zur Bewertung der Gesamtwirksamkeit

Erläutern Sie die Projektbewertungsdetails in Ihrem Playbook. Daher bietet diese Folie Informationen zur Nachbewertung der Gesamtprojekteffektivität durch:

 

• Vergleich von geplanten Kosten und Nutzen
• Tatsächliche Kosten und Nutzen
• Arbeitslastverteilungen
• Fortschritt der Aufgaben usw.

 

Um den Wert des Gesamtprojekts zu ermitteln.

 

Folglich werden all diese wichtigen Details mithilfe von Tabellen, Tortendiagrammen, Matrizen, Balkendiagrammen, horizontalen Diagrammen usw. dargestellt.

 

Die Bewertung der abgeschlossenen Aufgaben, des Fortschritts, der Kosten, der Zeitdauer usw. ist für Unternehmen, die sich vielen Projekten hingeben, unerlässlich. Es ermöglicht ihnen, die Wirksamkeit zu beurteilen und in Zukunft notwendige Maßnahmen zu ergreifen.

 

 

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Folie 11: Umgang mit projektinternen Kommunikationskanälen

Ein weiteres wichtiges Element des Projektmanagement-Playbooks ist die Offenlegung und Überprüfung der internen Kommunikationswege. Somit weist diese Folie verschiedene interne Kanäle auf, wie zum Beispiel:

 

• Direkte Kommunikation
• Elektronische Kommunikation
• Projektorganisationsstruktur

 

Darüber hinaus hebt die Struktur das Prozessdiagramm vom Projektstart bis zum Projektabschluss hervor. Die Projektorganisation umfasst Strukturen für die Leitung des Projekts, sein Management, seine Umsetzung usw.

 

Man kann sogar Kanalnamen im Playbook darstellen, um die internen Kommunikationskanäle des Projekts anzusprechen und zu kontrollieren.

 

 

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Machen wir Schluss!

 

 

Mit unserer Unterstützung können Sie den Wert Ihres Projektmanagements selbstbewusst und effektiv kommunizieren.

 

Wir bieten auch Unterstützung bei der Erstellung aufschlussreicher und überzeugender Playbooks durch unsere qualifizierten und fachkundigen Designdienste.

 

Gehen Sie also nicht alleine vor – lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Vision zum Leben zu erwecken!

 

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