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Kaizen est une philosophie japonaise qui croit que «le changement est bon». «Kai» signifie changement et «zen» signifie bien. Dans les entreprises, Kaizen est également un outil stratégique qui apporte une amélioration continue, en termes d'augmentation de la productivité, de qualité supérieure, de coûts réduits, de processus efficaces, de sécurité accrue et d'une meilleure expérience client. Le mot «continu» mérite d'être rappelé ici car Kaizen est un processus d'amélioration sans fin.
L'histoire de Kaizen a commencé après la Seconde Guerre mondiale, lorsque Toyota a commencé à mettre en œuvre des cercles de qualité dans ses processus de production. Un groupe de travailleurs a identifié les problèmes, analysé et proposé des solutions pour améliorer la productivité. «The Toyota Way» est devenu plus tard extrêmement populaire dans le monde occidental grâce au travail de Masaaki Imai qui a publié son livre Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success en 1986. Le livre a été traduit en 14 langues faisant de Kaizen un incontournable pour toute organisation qui souhaite apporter des améliorations significatives à leurs processus sans apporter de changements majeurs et radicaux.
5S de Kaizen
Pour soutenir l'amélioration continue, les théoriciens de Kaizen recommandent de pratiquer le 5S, ce qui conduira à des processus standardisés, à une meilleure gestion du temps, à une culture de travail améliorée et à une augmentation de la satisfaction des employés. Ces 5S sont: trier, mettre en ordre, briller, normaliser et maintenir. Cette diapositive développe le cadre 5S:
Télécharger le framework Kaizen 5S
Principes Kaizen: Résumé
- Effort d'équipe - La mise en œuvre de Kaizen n'est pas seulement le travail d'une personne ou de hauts responsables de la direction, mais implique chaque membre de l'organisation.
- Bons processus - Kaizen estime que de bons processus donnent de bons résultats. Si un service fonctionne mal, c’est le processus et non les personnes qui sont en faute.
- Concentrez-vous sur de petits changements continus - Les praticiens de Kaizen estiment que de petits changements continus apportent de bien meilleurs résultats que quelques changements drastiques et de grande envergure.
- Voir pour le croire - La pratique du Kaizen vous dit de visiter le lieu d'opération pour voir de première main les problèmes rencontrés et les processus suivis.
- Élimination des déchets - L'objectif fondamental de Kaizen est d'éliminer les déchets appelés «Muda». Il guide une entreprise dans l'identification de ces 3 UG - Muda (déchets), Mura (incohérence) et Muri (pression sur les personnes et les machines). Voici une diapositive qui montre la différence entre les trois:
Prenez cette diapositive de présentation
Suivez-vous la voie Kaizen dans votre organisation? Quel que soit le secteur auquel appartient votre entreprise - finance, santé, informatique ou autre - vous avez beaucoup à gagner avec Kaizen. Voici 19 modèles Kaizen PowerPoint pour vous aider à démarrer et documenter tous vos efforts pour que tous les membres de l'organisation puissent les voir:
Téléchargez la présentation PowerPoint complète de Kaizen
Implémentation de Kaizen: guide étape par étape
Le système de mise en œuvre de Kaizen s'appelle le cycle PDCA, un modèle itératif de changement comprenant quatre étapes - Planifier, Faire, Vérifier et Agir. C'est une activité continue qui doit être répétée encore et encore. Ce modèle est également connu sous le nom de cycle de Deming, de cycle de Shewhart et de modèle plan – faire – étudier – agir (PDSA).
Télécharger la diapositive PPT du cycle PDCA
Étape 1 - Planifier
1.1 - Rédiger l'énoncé du problème
Identifiez le domaine ou le service à améliorer. Le service client reçoit-il de mauvaises critiques? Identifiez également les indicateurs clés de performance qui montrent qu'il existe un problème réel. Par exemple, le temps de traitement moyen est trop élevé au cours du dernier trimestre par rapport au temps de traitement moyen, etc.
Utilisez ce modèle d'énoncé de problème
1.2 - Identifier la cause première
Essayez d'identifier les raisons qui conduisent à de mauvaises performances. N'oubliez pas que tout le monde est impliqué dans Kaizen, vous devez donc vous rendre au centre d'appels, rencontrer les représentants du service client en personne et leur demander de partager les problèmes rencontrés et les raisons de l'improductivité. Par la suite, vous pourriez apprendre qu'avec l'expansion des services, plus de main-d'œuvre était nécessaire mais n'a pas été fournie, ce qui a entraîné une pression de travail. Ou ils n'ont pas reçu une formation appropriée sur les produits et services, ce qui a semé la confusion.
Écoutez également les enregistrements d'appels et les expériences partagées par les clients pour voir où l'équipe échoue et identifier les domaines à améliorer.
Téléchargez cette diapositive de présentation
1.3 - Fixer des objectifs
Sur la base des données initiales que vous avez collectées, définissez des objectifs d'amélioration. Par la suite, tout en fixant des objectifs, essayez d'adhérer au modèle SMART, c'est-à-dire que les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Par exemple, vos objectifs pourraient être d'embaucher 50 nouveaux représentants clients en un mois, d'organiser des sessions de formation exhaustives deux fois par semaine et de réduire le temps de traitement moyen de 5 minutes à 3,5 minutes.
Utilisez ce modèle PPT d'objectifs
1.4 - Préparer un plan d'action détaillé
Il est maintenant temps de préparer un plan d'action détaillé en impliquant toutes les parties prenantes. Si les objectifs nécessitent des efforts de la part du service des ressources humaines, des chefs d'équipe, du personnel ou de tout autre service spécifique, impliquez-les dans la préparation d'un plan d'action détaillé. Essayez de répondre aux 5W et 1H ci-dessous tout en le faisant. Le fait est qu'il s'agit d'un fait basé sur des données et englobe tous les critères pertinents tels que le temps et la propriété.
Téléchargez le modèle de plan d'action
Étape 2 - Faire
2.1 - Collecter et analyser les données
Nous avons besoin de faits concrets et de données fiables pour reconnaître les tendances. La conversion inférieure sur votre site est-elle une fluctuation saisonnière ou a-t-elle été en baisse après l'introduction de la nouvelle interface? Les données collectées au cours des dernières années vous aident à tirer des conclusions fiables.
Vous pouvez utiliser plusieurs outils de collecte de données tels que des entretiens, des enquêtes en ligne, des conversations téléphoniques, des études de terrain, etc. pour collecter les données. Kaizen recommande de visiter l'atelier (l'endroit où les opérations réelles ont lieu) pour voir par vous-même l'opération en action et identifier les zones à problèmes. Dans le lean manufacturing, ce concept est appelé Gemba, ce qui signifie «le lieu réel». Gemba kaizen suggère que chaque fois qu'un problème survient, visitez le site et collectez des données de toutes les sources. C'est donc ici que viendront les meilleures idées d'amélioration.
Collectez des données pour tous les KPI que vous avez identifiés comme le délai, le temps de cycle, le temps de traitement moyen, etc.
Accédez à la diapositive ci-dessus ici
Vous pouvez utiliser sept outils de qualité de base à ce stade pour l'analyse et la présentation des données:
- Liste de contrôle - Une liste de contrôle ou une feuille de contrôle est un moyen simple d'analyser les données. Plutôt que de vous fier à la mémoire, utilisez une liste de contrôle pour vous souvenir des choses à faire ou des éléments à obtenir.
Téléchargez ce modèle PowerPoint de liste de contrôle
- Tableau de contrôle - Vos processus sont-ils sous contrôle ou hors de contrôle? Utilisez les graphiques de contrôle pour montrer comment les processus évoluent au fil du temps. Une carte de contrôle a une ligne centrale (moyenne), une ligne de limite supérieure et une ligne de limite inférieure. Tracez vos données sur ce graphique et comparez-les avec ces lignes pour tirer des conclusions.
Téléchargez le diagramme de la carte de contrôle
- Organigramme - Représentez visuellement les étapes d'un processus métier au fur et à mesure qu'il se déplace dans différents départements à l'aide d'un organigramme. De plus, cela supprime toute confusion et le processus est clair pour tous.
Téléchargez le diagramme de flux
- Histogramme - Affiche la variation des ensembles de données à l'aide d'histogrammes. Un histogramme est souvent confondu avec un graphique à barres, mais contrairement à un graphique à barres, dans un histogramme, il n'y a pas d'espaces entre les barres. Affichez la fréquence des données à l'aide de l'histogramme ci-dessous:
Télécharger la diapositive d'histogramme
- Diagramme de dispersion - Les diagrammes de dispersion sont essentiellement des graphiques linéaires mais sans ligne. Il est utilisé pour voir s'il existe une relation entre deux éléments. Tracez la cause sur l'axe X et l'effet sur l'axe Y et interprétez les données en conséquence.
Téléchargez le diagramme de dispersion
- Analyse des causes et des effets - Lors de l'analyse et de la présentation visuelle des données, on peut utiliser le diagramme d'analyse des causes et des effets, également connu sous le nom de diagramme «Fishbone». Placez le problème à l'embouchure du poisson et énumérez les causes possibles sur les branches ou les os du poisson. Par la suite, ayez des catégories principales comme les personnes, l'équipement, les politiques et les procédures comme succursales et mettez des sous-causes sur les sous-succursales. C'est un excellent visuel pour voir clairement toutes les causes majeures et mineures d'un problème.
Télécharger le modèle de diagramme en arête de poisson
- Analyse de Pareto - Vous pouvez également utiliser l'analyse de Pareto, une technique statistique basée sur la règle des 80/20. Selon cette règle, 80% des problèmes proviennent de seulement 20% de causes. Tout en faisant l'analyse de Pareto, vous notez chaque problème, regroupez les problèmes connexes et concentrez tous vos efforts sur les causes les plus importantes tout en ignorant les plus petites. Voici un modèle de graphique de Pareto que vous pouvez utiliser lors de votre analyse:
Télécharger le tableau d'analyse de Pareto
2.2 Développer des solutions
Après avoir collecté et analysé les données, il est temps pour tous les membres de l’équipe d’organiser une séance de brainstorming ouverte pour trouver des solutions au problème. Par la suite, vous devez suivre toutes les règles du brainstorming comme la participation de tous, aucune critique d'aucune idée, aucun regard critique et aucune limitation sur le nombre d'idées qu'une personne peut partager. Vous pouvez suivre les techniques de brainstorming les plus populaires pour avoir une discussion fructueuse.
Téléchargez la diapositive des solutions
Étape 3 - Vérification
Les solutions développées à l'étape précédente nécessitent des tests d'efficacité. Lors des tests et des mesures, vous devez:
3.1 - S'assurer que les objectifs sont atteints
Les objectifs fixés lors de la première étape sont-ils atteints avec les solutions suggérées? Sinon, vous devez développer des solutions plus efficaces ou vous devez réévaluer les objectifs fixés précédemment. Vous devez donc revenir en arrière pour réévaluer vos objectifs et leur état de réalisation.
Prenez la diapositive d'évaluation des objectifs ici
3.2 - Mettre en œuvre des solutions
Le succès de la phase d'essai nécessite désormais une mise en œuvre complète pour amener Kaizen - un changement pour de bon. La nouvelle méthode devient la méthode standard et cela devient la base de nouvelles améliorations. Tenez à jour une feuille d'opération standard qui sera suivie par tous. La feuille d'opération standard présentera la séquence de travail, l'heure de fin de la tâche, l'inventaire pour un fonctionnement en douceur et les consignes de sécurité. Voici un modèle de fiche d'exploitation standard que vous pouvez utiliser:
Téléchargez la fiche d'exploitation standard
Étape 4 - Agir
Kaizen est un processus continu - un état d'esprit d'amélioration continue. Donc, à ce stade, vous devez continuer à surveiller les solutions, les improviser et à mesure que des goulots d'étranglement apparaissent, répétez le cycle une fois de plus - Planifier, Faire, Vérifier, Agir. Cependant, cela devrait devenir une culture, une habitude pour que vous ne stagniez jamais et que vous continuiez à vous améliorer et à vous améliorer.
À la fin du premier cycle, montrez le Kaizen avant et le Kaizen après afin que tout le monde dans l'organisation connaisse le résultat de leurs efforts:
Téléchargez le formulaire de rapport Kaizen
Vous avez votre dose de motivation de cette philosophie simple mais puissante pour amener votre entreprise sur la voie de l'amélioration? Commencez par utiliser les modèles et processus Kaizen que nous avons compilés sous un seul fichier PowerPoint pour vous.
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Conception 2
Vous pouvez décrire verbalement un plan d'action de projet ou des points importants de la stratégie Kaizen. Mais ce qui fera vraiment la différence, c'est de présenter des faits et des chiffres à l'aide de bonnes aides visuelles comme ce modèle Kaizen à part entière conçu par nos experts. Prenez l'aide de cet ensemble impeccable pour décrire tous les aspects importants sur lesquels votre équipe doit travailler lors de l'introduction de la perspective Kaizen à la table. Téléchargez et commencez à personnaliser ce modèle tout de suite.
Conception 3
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Conception 4
Si vous ressentez le besoin de plonger profondément dans les techniques d'amélioration de la qualité Kaizen PDCA, vous pouvez télécharger et déployer ce modèle pratique. Vous pouvez également élucider des facteurs tels que les objectifs, les programmes d'évaluation et la productivité pour donner à votre équipe un avantage concurrentiel sur les entreprises traditionnelles. De plus, vous pouvez modifier librement le contenu de ce modèle PPT de 55 diapositives. N'hésitez pas à jeter les diapositives dont vous n'avez pas besoin. Aussi, personnalisez-le autant que vous le souhaitez.
Conception 5
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