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Kaizen es una filosofía japonesa que cree que "el cambio es bueno". "Kai" significa cambio y "zen" significa bueno. En entornos comerciales, Kaizen también es una herramienta estratégica que genera una mejora continua, en términos de mayor productividad, calidad superior, menores costos, procesos eficientes, mayor seguridad y una mejor experiencia del cliente. Vale la pena recordar aquí la palabra "continuo", ya que Kaizen es un proceso de mejora interminable.
La historia de Kaizen comenzó después de la Segunda Guerra Mundial cuando Toyota comenzó a implementar círculos de calidad en sus procesos de producción. Un grupo de trabajadores identificó los problemas, analizó y propuso soluciones para mejorar la productividad. Más tarde, "The Toyota Way" se hizo extremadamente popular en el mundo occidental gracias al trabajo de Masaaki Imai, quien publicó su libro Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success en 1986. El libro se tradujo a 14 idiomas, por lo que Kaizen es una necesidad para cualquier organización que desea aportar mejoras significativas en sus procesos sin realizar grandes cambios radicales.
5S de Kaizen
Para respaldar la mejora continua, los teóricos de Kaizen recomiendan practicar las 5S, lo que conducirá a procesos estandarizados, una mejor gestión del tiempo, una cultura laboral mejorada y un aumento en la satisfacción de los empleados. Estos 5S son: ordenar, poner en orden, brillar, estandarizar y mantener. Esta diapositiva se desarrolla en el marco de las 5S:
Principios Kaizen: Resumen
1. Esfuerzo en equipo: implementar Kaizen no es solo el trabajo de una persona o de los superiores en la gerencia, sino que involucra a todos y cada uno de los miembros de la organización.
2. Buenos procesos: Kaizen cree que los buenos procesos dan buenos resultados. Si algún departamento se está desempeñando mal, es el proceso y no las personas las que tienen la culpa.
3. Concéntrese en cambios pequeños y continuos: los practicantes de Kaizen creen que los cambios pequeños y continuos brindan resultados mucho mejores que unos pocos cambios drásticos y de gran nivel.
4. Véalo para creerlo: la práctica Kaizen le dice que visite el lugar de operación para ver de primera mano los problemas experimentados y los procesos seguidos.
5. Eliminación de residuos: el objetivo básico de Kaizen es eliminar los residuos denominados “Muda”. Guía a una empresa en la identificación de estas 3 MU: Muda (desperdicio), Mura (inconsistencia) y Muri (tensión en personas y máquinas). Aquí hay una diapositiva que muestra la diferencia entre los tres:
Coge esta diapositiva de presentación
¿Sigues el camino Kaizen en tu organización? Independientemente de la industria a la que pertenezca su empresa (finanzas, atención médica, TI o cualquier otra), puede ganar mucho con Kaizen. Aquí hay 19 plantillas de PowerPoint Kaizen para ayudarlo a comenzar y documentar todos sus esfuerzos para que todos en la organización lo vean:
Descargue la presentación completa de PowerPoint Kaizen
Implementación de Kaizen: guía paso a paso
El sistema para implementar Kaizen se llama ciclo PDCA, un modelo iterativo de cambio que comprende cuatro etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Es una actividad continua que hay que repetir una y otra vez. Este modelo también se conoce como ciclo de Deming, ciclo de Shewhart y modelo de planificar-hacer-estudiar-actuar (PDSA).
Descargar diapositiva PPT del ciclo PDCA
Etapa 1 - Plan
1.1 - Escribe el enunciado del problema
Identifique qué área o departamento requiere mejoras. ¿La atención al cliente recibe críticas negativas? Además, identifique los indicadores clave de rendimiento que muestran que existe un problema real. Por ejemplo, el tiempo medio de manipulación es demasiado alto en el último trimestre en comparación con el tiempo medio de manipulación, etc.
Utilice esta plantilla de declaración de problemas
1.2 - Identificar la causa raíz
Intente identificar las razones que conducen a un rendimiento deficiente. Recuerde que todos están involucrados en Kaizen, por lo que debe visitar el centro de llamadas, reunirse con los representantes de atención al cliente cara a cara y pedirles que compartan los problemas que enfrentan y las razones de la improductividad. A partir de entonces, es posible que llegue a saber que con la expansión de los servicios, se necesitaba más mano de obra pero no se proporcionó, lo que generó presión laboral. O no recibieron la capacitación adecuada sobre los productos y servicios, lo que generó confusión.
Además, escuche las grabaciones de llamadas y las experiencias compartidas por los clientes para ver dónde está fallando el equipo e identificar áreas de mejora.
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1.3 - Establecer metas
En función de los datos iniciales que ha recopilado, establezca objetivos de mejora. A partir de entonces, mientras establece objetivos, intente adherirse al modelo SMART, es decir, los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo. Por ejemplo, sus objetivos podrían ser contratar 50 nuevos representantes de clientes en un mes, realizar sesiones de entrenamiento exhaustivas dos veces por semana y reducir el tiempo promedio de manejo de 5 minutos a 3,5 minutos.
Utilice esta plantilla PPT de objetivos
1.4 - Preparar un plan de acción detallado
Ahora es el momento de preparar un plan de acción detallado con la participación de todas las partes interesadas. Si los objetivos requieren esfuerzos por parte del departamento de recursos humanos, los líderes de equipo, el personal o cualquier departamento específico, involúcrelos en la preparación de un plan de acción detallado. Intente responder las siguientes 5W y 1H mientras lo hace. El punto es que es un hecho y se basa en datos y abarca todos los criterios relevantes como el tiempo y la propiedad.
Descargue la plantilla del plan de acción
Etapa 2 - Hacer
2.1 - Recopilar y analizar datos
Necesitamos hechos concretos y datos fiables para reconocer los patrones. ¿La conversión más baja en su sitio es una fluctuación estacional o ha sido cuesta abajo después de la introducción de la nueva interfaz? Los datos recopilados durante los últimos años le ayudan a llegar a conclusiones fiables.
Puede utilizar varias herramientas de recopilación de datos, como entrevistas, encuestas en línea, charlas telefónicas, estudios de campo, etc., para recopilar los datos. Kaizen recomienda visitar el taller (el lugar donde se realizan las operaciones reales) para ver por sí mismo la operación en acción e identificar las áreas problemáticas. En la manufactura esbelta, este concepto se llama Gemba, que significa "el lugar real". Gemba kaizen sugiere que siempre que ocurra un problema, visite el sitio y recopile datos de todas las fuentes. Por tanto, este es el lugar donde vendrán las mejores ideas de mejora.
Recopile datos para todos los KPI que haya identificado, como el tiempo de entrega, el tiempo de ciclo, el tiempo medio de gestión, etc.
Acceda a la diapositiva anterior aquí
Puede utilizar siete herramientas de calidad básicas en esta etapa para el análisis y la presentación de datos:
1. Lista de verificación: una lista de verificación o una hoja de verificación es una forma sencilla de analizar los datos. En lugar de depender de la memoria, use una lista de verificación para recordar las cosas que deben hacerse o los elementos que deben obtenerse.
Descargue esta plantilla de PowerPoint Lista de verificación
2. Cuadro de control - ¿Están sus procesos bajo control o fuera de control? Utilice los gráficos de control para mostrar cómo cambian los procesos con el tiempo. Un gráfico de control tiene una línea central (promedio), una línea de límite superior y una línea de límite inferior. Trace sus datos en este gráfico y compárelos con estas líneas para sacar conclusiones.
Descargar el diagrama del gráfico de control
3. Diagrama de flujo: represente visualmente los pasos de un proceso empresarial a medida que avanza por varios departamentos mediante un diagrama de flujo. Además, esto elimina cualquier confusión y el proceso es claro para todos.
Descargar el diagrama de diagrama de flujo
4. Histograma: muestra la variación en conjuntos de datos mediante histogramas. Un histograma a menudo se confunde con un gráfico de barras, pero a diferencia de un gráfico de barras, en un histograma no hay espacios entre las barras. Muestre la frecuencia de los datos usando el histograma a continuación:
Descargar diapositiva de histograma
5. Diagrama de dispersión: los diagramas de dispersión son básicamente gráficos lineales pero sin línea. Se utiliza para ver si existe una relación entre dos elementos. Trace la causa en el eje X y el efecto en el eje Y e interprete los datos en consecuencia.
Descarga el diagrama de dispersión
6. Análisis de causa y efecto: al analizar y presentar visualmente los datos, se puede utilizar el diagrama de análisis de causa y efecto, también conocido como diagrama de “espina de pescado”. Coloque el problema en la boca del pescado y enumere las posibles causas en las ramas o espinas del pescado. A partir de entonces, tenga categorías principales como personas, equipos, políticas y procedimientos como sucursales y coloque subcausas en las subramas. Es un gran elemento visual para ver claramente todas las causas principales y menores de un problema.
Descargar plantilla de diagrama de espina de pescado
7. Análisis de Pareto: también puede utilizar el análisis de Pareto, una técnica estadística basada en la regla 80/20. De acuerdo con esta regla, el 80% de los problemas provienen de solo el 20% de causas. Mientras realiza el Análisis de Pareto, califica cada problema, agrupa los problemas relacionados y concentra todos sus esfuerzos en las causas más importantes mientras ignora las más pequeñas. Aquí hay una plantilla de diagrama de Pareto que puede usar mientras realiza su análisis:
Descargar gráfico de análisis de Pareto
2.2 Desarrollar soluciones
Después de recopilar y analizar los datos, es hora de que todos los miembros del equipo tengan una sesión de lluvia de ideas abierta para desarrollar soluciones al problema. A partir de entonces, debe seguir todas las reglas de la lluvia de ideas, como la participación de todos, sin críticas de ninguna idea, sin miradas críticas y sin limitaciones en la cantidad de ideas que una persona puede compartir. Puede seguir las técnicas de lluvia de ideas más populares para tener una fructífera ronda de discusión.
Descargar la diapositiva de soluciones
Etapa 3 - Verificación
Las soluciones desarrolladas en la etapa anterior necesitan pruebas de efectividad. Tras la prueba y la medición, debe:
3.1 - Asegurarse de que se cumplan los objetivos
¿Se están cumpliendo los objetivos planteados en la primera etapa con las soluciones propuestas? De lo contrario, debe desarrollar soluciones más efectivas o debe reevaluar los objetivos establecidos anteriormente. Por lo tanto, debe volver atrás para reevaluar sus objetivos y su estado de cumplimiento.
Tome la diapositiva de evaluación de objetivos aquí
3.2 - Implementar soluciones
El éxito en la fase de prueba ahora necesita una implementación completa para lograr Kaizen: un cambio para siempre. La nueva forma se convierte en la forma estándar y esto se convierte en la línea de base para seguir mejorando. Mantenga una hoja operativa estándar que será seguida por todos. La hoja de operación estándar establecerá la secuencia de trabajo, el tiempo de finalización de la tarea, el inventario para una operación sin problemas y las pautas de seguridad. Aquí hay una plantilla de hoja de operación estándar que puede usar:
Descargue la hoja de funcionamiento estándar
Etapa 4 - Actuar
Kaizen es un proceso continuo, una mentalidad para la mejora continua. Entonces, en esta etapa, debe seguir monitoreando las soluciones, improvisarlas y, a medida que surgen cuellos de botella, repetir el ciclo una vez más: planificar, hacer, verificar, actuar. Sin embargo, esto debería convertirse en una cultura, un hábito para que nunca te estanques y sigas mejorando y mejorando.
Al final del primer ciclo, muestre el Kaizen antes y el Kaizen después para que todos en la organización conozcan el resultado de sus esfuerzos:
Descargue el formulario de informe Kaizen
¿Obtuvo su dosis de motivación de esta filosofía simple pero poderosa para llevar su negocio por el camino de la mejora? Comience utilizando las plantillas y el proceso de Kaizen que hemos compilado en un archivo de PowerPoint para usted.
Prueba nuestros últimos diseños para inspirarte ...
No hay escasez de diseños creativos en SlideTeam. Entonces, cuando se trata de aumentar la eficiencia empresarial al máximo, la respuesta son nuestras plantillas y diapositivas Kaizen bien elaboradas. Un epítome del diseño instructivo y el contenido informativo, estas plantillas lo ayudarán a fijar sus ojos en los objetivos y estrategias correctos fácilmente. Además, una característica clave de todos estos impresionantes conjuntos es su facilidad de uso y practicidad. Entonces, ya sea que le brinde a su equipo actualizaciones sobre un procesamiento más rápido o les enseñe cómo eliminar el desperdicio, elija estas plantillas para agregar un poco más de eficacia a sus presentaciones. Vea estos cinco diseños y haga clic para descargar.
Diseño 1
Destaca las 3MU y otras estrategias de Kaizen con la ayuda de este mazo completo. Repleta de íconos pegadizos y gráficos editables, esta plantilla será útil cuando desee expresar más de lo común. Así que ponga a sus compañeros de equipo en la misma página y comience a trabajar cuando esté planeando que Kaizen mejore su negocio. Descargue la plantilla a continuación e impleméntela como desee.
Diseño 2
Puede describir un plan de acción del proyecto o puntos importantes de la estrategia Kaizen verbalmente. Pero lo que realmente marcará la diferencia es presentar hechos y cifras con la ayuda de buenas ayudas visuales como esta plantilla Kaizen completa diseñada por nuestros expertos. Tome la ayuda de este conjunto impecable para delinear todos los aspectos importantes en los que su equipo necesita trabajar al traer la perspectiva Kaizen a la mesa. Descargue y comience a personalizar esta plantilla de inmediato.
Diseño 3
Ilustre la diferencia entre los modos tradicional y Kaizen de administrar una empresa con la ayuda de esta plantilla bien definida. Con solo 12 diapositivas, esta plantilla lo ayudará a explicar los aspectos clave de su estrategia, como la planificación de eventos, la gestión de procesos y el marco de las 5S. También puede destacar las reformas en el proceso de fabricación y las prácticas laborales generales para aumentar esos números. Planifique con anticipación y presente a la perfección.
Diseño 4
Si siente la necesidad de profundizar en las técnicas de mejora de la calidad de Kaizen PDCA, puede descargar e implementar esta práctica plantilla. También puede dilucidar factores como objetivos, esquemas de evaluación y productividad para darle a su equipo una ventaja competitiva sobre los negocios tradicionales. Además, puede editar libremente el contenido de esta plantilla PPT de 55 diapositivas. Siéntase libre de tirar las diapositivas que no necesita. Además, personalízala tanto como quieras.
Diseño 5
Deje que esta plantilla PPT de planificación funcional de Kaizen sea su guía en tiempos de incertidumbre. Descargue esta plantilla de 80 diapositivas que detalla la gestión de productos y las prácticas de control de calidad para su conglomerado. El diseño visualmente atractivo también es completamente editable, por lo que puede incluir fácilmente los temas de su marca en su presentación. También puede reorganizar las diapositivas o reproducir el diseño en forma de folletos impresos para una mejor claridad sobre el tema. ¡Así que descárgalo ahora!
Así que ahí lo tienes. Implemente estos diseños modernos del marco Kaizen para la planificación y ejecución empresarial para garantizar un viaje sin problemas hacia el éxito. Háganos saber lo que piensa de estas plantillas en los comentarios a continuación.
