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Kaizen é uma filosofia japonesa que acredita que “mudar é bom”. “Kai” significa mudança e “zen” significa bom. No ambiente empresarial, o Kaizen é também uma ferramenta estratégica que permite a melhoria contínua, em termos de aumento de produtividade, qualidade superior, redução de custos, processos eficientes, aumento da segurança e melhor experiência do cliente. A palavra “Contínuo” é importante lembrar aqui, pois Kaizen é um processo de melhoria sem fim.
A história do Kaizen começou após a Segunda Guerra Mundial, quando a Toyota começou a implementar círculos de qualidade em seus processos de produção. Um grupo de trabalhadores identificou os problemas, analisou e propôs soluções para melhorar a produtividade. “O Jeito Toyota” mais tarde se tornou extremamente popular no mundo ocidental graças ao trabalho de Masaaki Imai, que publicou seu livro Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão em 1986. O livro foi traduzido para 14 idiomas, tornando Kaizen uma obrigação para qualquer organização que deseja trazer melhorias significativas em seus processos sem fazer grandes mudanças radicais.
5S de Kaizen
Para apoiar a melhoria contínua, os teóricos do Kaizen recomendam a prática de 5S, que levará a processos padronizados, melhor gerenciamento do tempo, melhor cultura de trabalho e aumento da satisfação dos funcionários. Esses 5S são - Classificar, Definir em Ordem, Brilhar, Padronizar e Manter. Este slide descreve a estrutura 5S:
Princípios Kaizen: Resumo
- Esforço da equipe - A implementação do Kaizen não é apenas o trabalho de uma pessoa ou de seus superiores na gestão, mas envolve todos e cada um dos membros da organização.
- Bons processos - Kaizen acredita que bons processos trazem bons resultados. Se algum departamento estiver apresentando um desempenho insatisfatório, é o processo e não as pessoas que estão com a culpa.
- Concentre-se em mudanças pequenas e contínuas - os praticantes de Kaizen acreditam que mudanças pequenas e contínuas trazem resultados muito melhores do que algumas mudanças drásticas de grande nível.
- Veja para acreditar - a prática Kaizen recomenda que você visite o local de operação para ver em primeira mão os problemas vividos e os processos seguidos.
- Eliminação de resíduos - O objetivo básico do Kaizen é eliminar os resíduos denominados “Muda”. Ele orienta uma empresa na identificação desses 3 MUs - Muda (desperdício), Mura (inconsistência) e Muri (pressão sobre as pessoas e máquinas). Aqui está um slide que mostra a diferença entre os três:
Pegue este slide de apresentação
Você está seguindo o caminho Kaizen em sua organização? Qualquer que seja o setor ao qual sua empresa pertence - finanças, saúde, TI ou qualquer outro - você tem a ganhar muito com o Kaizen. Aqui estão 19 modelos de PowerPoint Kaizen para ajudá-lo a começar e documentar todos os seus esforços para que todos na organização vejam:
Baixe a Apresentação Kaizen em PowerPoint Completa
Implementando Kaizen: guia passo a passo
O sistema de implementação do Kaizen é denominado Ciclo PDCA, um modelo iterativo de mudança que compreende quatro estágios - Planejar, Executar, Verificar e Agir. É uma atividade contínua que deve ser repetida continuamente. Este modelo também é conhecido como ciclo de Deming, ciclo de Shewhart e modelo de plano-fazer-estudar-agir (PDSA).
Faça o download do slide PPT do ciclo PDCA
Etapa 1 - Plano
1.1 - Escreva a declaração do problema
Identifique qual área ou departamento requer melhorias. O atendimento ao cliente está recebendo avaliações ruins? Além disso, identifique os principais indicadores de desempenho que mostram que existe um problema real. Por exemplo, o tempo médio de tratamento é muito alto no último trimestre em comparação ao tempo médio de tratamento e assim por diante.
Use este modelo de declaração de problema
1.2 - Identificar a causa raiz
Tente identificar os motivos que levam ao baixo desempenho. Lembre-se de que todos estão envolvidos no Kaizen, então você precisa visitar o call center, encontrar os representantes de atendimento ao cliente pessoalmente e pedir que compartilhem os problemas enfrentados e os motivos da improdutividade. Posteriormente, você poderá saber que, com a expansão dos serviços, mais mão de obra foi necessária, mas não foi fornecida, resultando em pressão de trabalho. Ou eles não receberam treinamento adequado sobre os produtos e serviços, resultando em confusão.
Além disso, ouça as gravações de chamadas e experiências compartilhadas pelos clientes para ver onde a equipe está falhando e identificar áreas de melhoria.
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1.3 - Definir metas
Com base nos dados iniciais que você coletou, estabeleça metas de melhoria. Depois disso, ao definir metas, tente aderir ao modelo SMART, ou seja, as metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. Por exemplo, seus objetivos podem ser contratar 50 novos representantes de clientes em um mês, realizar sessões de treinamento exaustivas duas vezes por semana e reduzir o tempo médio de atendimento de 5 minutos para 3,5 minutos.
Use este modelo de PPT de metas
1.4 - Preparar Plano de Ação Detalhado
Agora é a hora de elaborar um plano de ação detalhado envolvendo todas as partes interessadas. Se as metas exigirem esforços do departamento de RH, líderes de equipe, equipe ou qualquer departamento específico, envolva-os na preparação de um plano de ação detalhado. Tente responder aos 5Ws e 1H abaixo ao fazer isso. A questão é que é um fato e baseado em dados e abrange todos os critérios relevantes, como tempo e propriedade.
Baixe o modelo do plano de ação
Estágio 2 - Faça
2.1 - Coletar e analisar dados
Precisamos de fatos concretos e dados confiáveis para reconhecer os padrões. A conversão mais baixa em seu site é uma flutuação sazonal ou diminuiu após a introdução da nova interface? Os dados coletados nos últimos anos ajudam você a chegar a conclusões confiáveis.
Você pode usar várias ferramentas de coleta de dados como entrevistas, pesquisas online, bate-papos telefônicos, estudos de campo e assim por diante para coletar os dados. Kaizen recomenda visitar o chão de fábrica (o local onde ocorrem as operações reais) para ver por si mesmo a operação em ação e identificar as áreas problemáticas. Na manufatura enxuta, esse conceito é chamado de Gemba, que significa “o lugar real”. Gemba kaizen sugere que sempre que ocorrer um problema, visite o site e reúna dados de todas as fontes. Portanto, este é o lugar onde as melhores ideias de melhoria virão.
Colete dados para todos os KPIs que você identificou, como lead time, tempo de ciclo, tempo médio de tratamento e assim por diante.
Você pode usar sete ferramentas básicas de qualidade nesta fase para análise e apresentação de dados:
1. Lista de verificação - uma lista de verificação ou uma folha de verificação é uma maneira simples de analisar dados. Em vez de depender da memória, use uma lista de verificação para lembrar as coisas que precisam ser feitas ou os itens que precisam ser obtidos.
Baixe este modelo de lista de verificação do PowerPoint
2. Gráfico de controle - seus processos estão sob controle ou fora de controle? Use gráficos de controle para mostrar como os processos estão mudando ao longo do tempo. Um gráfico de controle tem uma linha central (média), uma linha de limite superior e uma linha de limite inferior. Trace seus dados neste gráfico e compare-os com essas linhas para tirar conclusões.
Baixe o Diagrama de Carta de Controle
3. Fluxograma - represente visualmente as etapas de um processo de negócios à medida que ele passa por vários departamentos, usando um fluxograma. Além disso, isso elimina qualquer confusão e o processo é claro para todos.
4. Histograma - Mostra a variação em conjuntos de dados usando histogramas. Um histograma é frequentemente confundido com um gráfico de barras, mas ao contrário de um gráfico de barras, em um histograma, não há espaços entre as barras. Mostre a frequência dos dados usando o histograma abaixo:
5. Diagrama de dispersão - Os diagramas de dispersão são basicamente gráficos de linha, mas sem linha. É usado para ver se existe uma relação entre dois itens. Trace a causa no eixo X e o efeito no eixo Y e interprete os dados de acordo.
6. Análise de Causa e Efeito - Ao analisar e apresentar visualmente os dados, pode-se usar o diagrama de Análise de Causa e Efeito também conhecido como diagrama “Espinha de peixe”. Coloque o problema na boca do peixe e liste as possíveis causas nos galhos ou espinhas do peixe. Depois disso, tenha categorias principais como pessoas, equipamentos, políticas e procedimentos como os ramos e coloque as sub-causas nos sub-ramos. É um ótimo visual ver claramente todas as causas principais e secundárias de um problema.
Baixe o modelo de diagrama de espinha de peixe
7. Análise de Pareto - Você também pode usar a Análise de Pareto, uma técnica estatística baseada na regra 80/20. Segundo essa regra, 80% dos problemas decorrem de apenas 20% das causas. Ao fazer a Análise de Pareto, você pontua cada problema, agrupa os problemas relacionados e concentra todos os seus esforços nas causas mais importantes, ignorando as menores. Aqui está um modelo de Gráfico de Pareto que você pode usar ao fazer sua análise:
Baixe o gráfico de análise de Pareto
2.2 Desenvolver Soluções
Depois de coletar e analisar os dados, é hora de todos os membros da equipe fazerem uma sessão de brainstorming aberta para desenvolver soluções para o problema. Depois disso, você precisa seguir todas as regras de brainstorming, como a participação de todos, nenhuma crítica a qualquer ideia, nenhum olhar crítico e nenhuma limitação no número de ideias que uma pessoa pode compartilhar. Você pode seguir as técnicas de brainstorming mais populares para ter uma rodada de discussão frutífera.
Estágio 3 - Verificar
As soluções desenvolvidas na etapa anterior precisam ser testadas para eficácia. Após o teste e medição, você precisa:
3.1 - Garantir que as metas sejam atendidas
Os objetivos traçados na primeira etapa estão sendo atendidos com as soluções sugeridas? Caso contrário, você precisa desenvolver soluções mais eficazes ou reavaliar as metas definidas anteriormente. Portanto, você precisa voltar para reavaliar seus objetivos e seu status de realização.
Pegue o slide de avaliação de metas aqui
3.2 - Implementar Soluções
O sucesso na fase de teste agora precisa de implementação completa para trazer Kaizen - mudança para sempre. A nova forma se torna a forma padrão e se torna a linha de base para melhorias futuras. Mantenha uma planilha operacional padrão que será seguida por todos. A folha de operação padrão apresentará a sequência de trabalho, o tempo de término da tarefa, o inventário para uma operação tranquila e as diretrizes de segurança. Aqui está um modelo de planilha operacional padrão que você pode usar:
Baixe a Folha de Operação Padrão
Estágio 4 - Agir
Kaizen é um processo contínuo - uma mentalidade de melhoria contínua. Portanto, nesta fase, você precisa continuar monitorando as soluções, improvisá-las e, conforme os gargalos surgem, repita o ciclo mais uma vez - planejar, fazer, verificar, agir. No entanto, isso deve se tornar uma cultura, um hábito para que você nunca fique estagnado e continue melhorando e melhorando.
No final do primeiro ciclo, mostre o Kaizen antes e o Kaizen depois para que todos na organização saibam o resultado de seus esforços:
Baixe o formulário de relatório Kaizen
Obteve sua dose de motivação com essa filosofia simples, mas poderosa, de colocar sua empresa no caminho da melhoria? Comece usando os modelos Kaizen e o processo que compilamos em um arquivo PowerPoint para você.
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